Должностная инструкция работника отдела кадров образец. Должностная инструкции кадровика: стандарты профессии

Ключевая задача кадровой службы предприятия – работа с персоналом. Если не вникать, может показаться, что функции кадровика сводятся к ведению документов. Но так ли это на самом деле? В статье разберем основные вопросы о работе сотрудника отдела кадров: обязанности, функционал, права и ответственность.

Из статьи вы узнаете:

Должностные обязанности кадровика

Слово «кадровик» прочно закрепилось в корпоративном лексиконе – почти на каждом предприятии есть сотрудник, которого так называют. Причем функционал кадровика в разных компаниях может быть различным. Где-то в его обязанности входит лишь подготовка документации, а где-то это специалист широкого профиля, который занимается поиском, отбором, обучением и интеграцией персонала.

Все потому, что «кадровик» - это обобщенное обиходное название целого семейства специальностей. В едином Квалификационном справочнике (утвержден Постановлением №37 от 21.08.1998) к кадровому делу отнесены 17 профессий. Их объединяют схожие квалификационные требования, но в деталях обязанности работника отдела кадров зависят от специфики конкретного предприятия, числа сотрудников, политики управления персоналом и многих других факторов.

Кроме того, с 2015 года действует профстандарт «Специалист по управлению персоналом» (введен в действие Приказом №691н от 06.10.2015), где описаны, в том числе, функциональные обязанности.

Перечисленные документы служат основой для формирования должностных инструкций отдела кадров и требований, предъявляемых к работникам на конкретных должностях.

Учебные программы разрабатывают авторитетные эксперты в сфере трудовых отношений. Получив дополнительное профобразование, вы сможете подготовиться к новым форматам проверок ГИТ, Роскомнадазора и Прокуратуры, оформлять документы в соответствии с новыми требованиями Роструда, увольнять сотрудников без претензий и судебных споров и многое другое.

Если обобщить, то, чем занимается кадровик, можно сгруппировать в несколько крупных категорий:

Организация и ведение документооборота:

• Оформление трудоустройства, переводов и увольнений (подготовка приказов, ведение и хранение трудовых книжек и личных карточек).
• Учет рабочего времени в табелях , предоставление отпусков, командировок, больничных.
• Разработка и контроль соблюдения графика отпусков.
• Подготовка и подача в контролирующие органы обязательных отчетов.

Формирование штата:

• Анализ ситуации со штатной численностью на предприятии, выявление потребностей в персонале.
• Участие в разработке штатного расписания и кадровой политики.
• Поиск и интервьюирование сотрудников, формирование кадрового резерва.

Работа с персоналом:

• Оценка эффективности, разработка и внедрение мероприятий по развитию персонала.
• Проведение аттестаций.
• Организация тимбилдингов и других корпоративных мероприятий.

Какие должности есть в отделе кадров

Каждая из описанных категорий предполагает большой объем работы, для выполнения которой нужны специализированные знания и навыки. Одному человеку сложно справиться со всем сразу. Как правило, отдел кадров (ОК) объединяет несколько специалистов:

• Начальник ОК . Он координирует работу службы, руководит специалистами отдела, контролирует их деятельность. Подчиняется руководителю компании.
• Инспектор по кадрам. На этом специалисте обычно лежит делопроизводство и другая бумажная работа.
• HR-менеджер. В должностные обязанности этого кадровика входит работа с персоналом: поиск, отбор, мероприятия по повышению мотивации.

Как безопасно решить семь вечных проблем кадровиков. Ответы Валентины Андреевой

Как понять, сколько специалистов по работе с персоналом нужно предприятию? Закон никак не ограничивает работодателей – можно собрать большую службу для работы с персоналом или ограничиться одним специалистом-универсалом на полную или частичную занятость. А можно воспользоваться рекомендацией Минтруда (Постановление №78 от 14.11.1991), где приведены такие нормативы для предприятий со штатом:

• До 500 человек – 1 совместитель.
• 500-2000 человек – 1 сотрудник.
• 2000-4000 человек – 2 сотрудника (далее +1 специалист на каждые 3000 человек).

Некоторые руководители полагают, что в основные обязанности кадровика на предприятии входит и воинский учет работников . Но это не так. Правительственное Постановление №719 от 27.11.2006 предписывает иметь в штате отдельных специалистов для этой работы, если число стоящих на воинском учете сотрудников превышает 500 человек. Это может быть и совместитель, но функции следует разграничивать.

Должностная инструкция кадровика

Законодательно утвержденной ДИ специалиста по персоналу нет - каждый работодатель решает, что делает кадровик в его компании, опираясь на цели и задачи своей экономической деятельности. Обязательное условие - соблюдать профстандарт и положения Квалификационного справочника.

Предлагаем вам типовой образец должностной инструкции для отдела кадров, который вы можете взять за основу и адаптировать под свою компанию.

Требования к кадровику при приеме на работу

Минимальные профессиональные требования к работнику ОК определяются Квалификационным справочником и профстандартом. Набор критериев зависит от должности, на которую претендует соискатель, и набора обязанностей, которые она предусматривает.

К рядовым работникам требования менее строгие. Так, соискателю должности инспектора по кадрам нужно минимум среднее или средне-специальное образование, специализированная профподготовка (курсы) и 3-летний стаж в области работы с персоналом.

Права и ответственность работников кадровой службы

Служебные обязанности кадровика в организации во многом определяют и его права. Они обычно прописаны в должностной инструкции. Как правило, это:

• Право на внесение предложений по реорганизации кадровой работы в адрес руководителя компании.
• Право доступа к персональной информации, необходимой для выполнения служебных обязанностей.
• Право представлять интересы организации перед органами контроля.

Сфера ответственности кадрового работника ограничена, как правило, ДИ и правилами внутреннего распорядка. Так, специалист отдела кадров может нести ответственность за:

• Причинение материального ущерба работодателю (частичная ответственность).
• Нарушение тайны персональных данных.
• Ошибки в обязательных отчетах или их несвоевременную подачу.
• Нарушение трудовой дисциплины и правил ВТР.

Невыполнение своих должностных обязанностей в отделе кадров.

Кадровым делопроизводством компании занимается инспектор отдела кадров, иначе говоря, инспектор по кадрам или кадровик. Постановлением Министерства труда от 21 августа 1998 года детально обозначены его повседневные обязанности. При этом, специализированный единый справочник по квалификации указывает около 15 профессий, ориентирующихся на должностную инструкцию кадровика. В ней четко определены границы взаимодействия с кадрами, основные обязанности, требования и функции, а так же правила и порядок ведения документации. Не смотря на то, что это является его главной и основополагающей задачей, он может так же участвовать в решение других задач в управлении сотрудниками. Все зависит от тех требований, которые выдвигает специалисту та или иная организация, в которой он осуществляет свою рабочую деятельность.

Должностные требования, предъявляемые кадровику

Кадровиком можно назвать специалиста отдела кадров, инспектора по кадрам, начальника отдела кадров, а так же, в той или иной мере, связать еще десяток профессий с этим названием. Но не смотря на общую направленность в работе с документами персонала, есть существенные различия. Давайте рассмотрим их.

Требования к специалисту отела кадров

Должностная инструкция специалиста отдела кадров разрабатывается начальником кадровой службы. А утверждается уже высшим руководством организации. В ней четко прописываются должностные обязанности, полномочия, функции специалиста, указывается внутренний распорядок организации. Специалистом может стать лицо, имеющее достаточную профессиональную подготовку, годовой опыт работы и наличие необходимого образования.

Так, как данная специальность предусматривает доступ к конфиденциальной информации, сотрудник несет ответственность за свои действия. И в том случае, если его действия принесли ущерб компании, он будет отвечать в соответствии с действующим законодательством.

Специалист отдела кадров решает следующие задачи:

• Оформление документации при приеме или увольнение кадров, переводе их на другие штатные единицы в соответствие с трудовым кодексом и приказом руководителей.
• Учет работы и изменение каких-либо данных сотрудников всех уровней согласно документальным стандартам, и внесение этих изменений в базы данных персонала.
• Сбор данных для проведения аттестации или для повышения уровня квалификации.
• Управление механизмом поощрения и наказания.
• Ведение личных дел сотрудников, сбор персональной информации.
• Оформление трудовых книжек и договоров.
• Разработка графика и мониторинг его исполнения.
• Определение отпускных периодов и мониторинг за их исполнением.
• Ведение документации для архива.

Требования к инспектору по кадрам

В должностные обязанности входит:

• Ведение документации по принятию и увольнению сотрудников, смены должностей.
• Ведение личных дел персонала, внесение изменений и дополнительных данных.
• Оформление трудовых книжек и их хранение.
• Работа с больничными, отпусками и выплатами пособий. Мониторинг за их соблюдением.
• Обработка документации для начисления пенсии, трудовых пособий и компенсаций.
• Внесение изменений по данных о персонале в базу данных.
• Выявление возможных проблем в коллективе и причин «текучести» кадров.
• Работа с архивом.

С первого взгляда, отличий специальности «инспектор по кадрам» от профессии «специалист по кадрам» мало. Но они есть: на данную должность может быть принято лицо, имеющее среднее образование. Трудовой стаж не является одним из основных требований и может не учитываться вовсе.

К обязанностям инспектора входит подбор кадров на открытые вакансии согласно выдвинутым профессиональным требованиям.

Требования к начальнику отдела кадров

Занимать руководящую должность возможно только при наличие высшего образования и опыта работы на подобной должности не менее трех лет. На должность начальника назначается человек по приказу высшего руководителя. После чего он остается подотчетным непосредственно только руководителю компании. Его деятельность проходит строго в рамках внутреннего устава организации, трудового кодекса, гражданского права и прочих нормативно-правовых документов, опираясь на должностную инструкцию.

Должностные обязанности:

• Разработка и мониторинг соблюдения кадровой политики организации.
• Осуществление мониторинга за необходимостью обновления рабочего персонала.
• Управление штатными единицам согласно имеющихся полномочий.
• Проведение аттестации и анализа ее итогов.
• Совершенствование уже существующих механизмов увольнения, приема на работу или передвижения кадров на другие должности.
• Усовершенствование системы взаимодействия между кадрами.
• Контроль за выполнением сотрудниками отдела кадров своих обязанностей.
• Мониторинг за исполнением наград и поощрений.
• Осуществление мер для установки трудовой дисциплины, повышению уровня мотивации сотрудников к их непосредственной рабочей деятельности.

Руководитель отдела кадров подготавливает и занимается проверкой служебной информации, которая предназначена высшему руководству. Так же, в его компетенции проведение консультаций в соответствие с направлением своей должности. О Высоком уровне подготовки начальника отдела кадров говорит его знание нормативно-правовых документов РФ, различных методик для оценки работы персонала, понимание структуры организации, знание требований по заполнению и оформлению документации, существующих трудовых нормативов. Инструкция, в которой прописаны все должностные обязанности начальника отдела кадров, инспектора и специалиста в работе с кадрами, составляется по образцу для каждой категории. И подписывается в процессе оформления на работу.

Для того, чтобы устроиться на должность кадровика необходимо:

• Предоставить все необходимые документы, в зависимости от выбранной должности, включая: диплом о наличие необходимого образования, документы, подтверждающие трудовой стаж и прочее.
• Заполненное заявление по образцу.

Согласно общему образцу должностной инструкции, кадровик относится к специалистам. Его назначение или увольнение с занимаемого поста происходит на основание приказа генирального директора организации по представлению непосредственного начальника.

Ранее в статье нами были рассмотрены требования, предъявляемые соискателям для каждой возможной должности. В зависимости от категории (инспектор, специалист или начальник), при приеме на работу непосредственный начальник следит за их соответствием.

В том случае, если кадровик временно не может исполнять свои обязанности, то они будут исполняться замещающим его лицом.

Кадровик должен знать следующее:

• Правовые и законодательные документы, как-либо касающиеся трудового процесса, процесса ведения и управления личными делами сотрудников, оформления пенсий, ведения трудовых книжек и заключения трудовых договоров.
• Структуру компании и способы взаимодействия персонала внутри нее.
• Действующее трудовое законодательство.
• Правила работы с кадрами и подготовки отчетности.
• Правила ведения персональных данных работников.
• Порядок ведения пенсий, отпусков, начисления льгот, компенсаций и пр.

В соответствие с законодательством, Положением об отделе кадров непосредственной самой организации, ее уставами, внутренним распорядком, приказами руководства и должностной инструкции, осуществляется деятельность кадровика.

В соответствие с существующими и установленными основными обязанностями и правами, прописанными в Постановление Министерства труда от 21 августа 1998 года, в организации составляется должностная инструкция для занимаемых должностей. В ней могут быть внесены дополнительные пункты о переработке или условиях отпуска, график, дополнительные требования и другие важные условия.

Разработкой инструкции занимается высшее руководство организации, его заместители или непосредственные начальники кадровиков. В процессе она согласовывается с юристами, подписывается и вступает в силу.

Вот пример образца должностной инструкции, на основе которого в организации может быть составлен свой вариант:

Как видно по инструкции, кадровый специалист должен не только заниматься подбором и расстановкой работников, но и другими видами деятельности.

Не менее важным пунктом, который необходимо указывать в инструкции, это права сотрудника.

И не менее важным разделом является ответственность специалиста, так как он ведет работу посредственно с личными делами и обладает конфиденциальной информацией.

Права специалиста отдела кадров

При составлении инструкции это важный пункт, опускать который категорически нельзя. Не смотря на то, что согласование составленной должностной инструкции с представительными органами по защите персонала не предусмотрено законодательством РФ, утверждение обычно проходит с юридическим отделом во избежание нарушения прав сотрудников.

Кадровик имеет следующие права:

• Знакомиться с существующей документацией и решениями руководителей компании, касающихся непосредственно его деятельности.
• Иметь доступ к информации, которая необходима для исполнения его трудовых обязанностей.
• Выдвигать предложения по улучшению работы и условий, непосредственной связанных с исполнением его деятельности.
• Получать в полной мере качественную организацию технических и информативных условий для исполнения обязанностей.

Ответственность специалиста отдела кадров

Кадровик несет ответственность в соответствие с законодательством России за нарушение своих прямых обязанностей:

• В случае невыполнения или некачественной выполнение своих непосредственных обязанностей.
• В случае нарушения инструкций и распоряжений организации, трудового распорядка и должной дисциплины.
• В случае нарушения коммерческой тайны или разглашению личных данных персонала.

Руководитель компании или начальник отдела кадров, чьей задачей является регулирование деятельности отдела кадров, может быть привлечен к ответственности и за:

• Отсутствие оформленных договоров с сотрудниками.
• Отсутствие личных дел.
• Отсутствие составленного графика отпусков.
• Отсутствие документации по охране трудовой деятельности.

Особенности профессии, с которыми сталкивается кадровик

Кадровик, не смотря на обширный перечень своих обязанностей, в первую очередь занимается ведением документации в той или иной организации. Это приказы, трудовые договора, положения, заявления сотрудников, ведение воинского учета, пенсионного, льготного и т. д.

С какими особенностями сталкивается специалист, занимающий данную должность?

К положительным можно отнести:

• Режим труда. В редких случаях могут возникнуть переработки. В основном, это стандартный график с фиксированными привычными выходными (субботой и воскресением), а так же нерабочими днями в государственные праздники. Чаще всего работа с 9:00 до 18:00, включающая в себя перерыв на обед.
• Стабильный социальный пакет, включающий в себя все необходимые выплаты.

В маленьких организациях могут быть нарушены права сотрудников, отсутствовать соцпакет или официальной оформление. Поэтому, при устройстве на работу, отдавать предпочтение нужно только проверенным компаниям, заботящимся о своих работниках.

• Бумажная работа без особой подвижности.
• Возможность карьерного роста и высокой заработной платы.
• Работа в офисе.

К негативным следует отнести следующие:

• Кроме непосредственных обязанностей, большой объем дополнительных, не всегда напрямую связанных со специальностью.
• Нахождение между сотрудниками и начальством. Это может быть минусом в том случае, когда приходится разрешать негативные ситуации.
• Для кого-то бумажная работа в офисе покажется минусом.
• Монотонность.
• Возможное появление разногласий в работе с бухгалтерией.
• Ответственность в случае непорядочности принятого сотрудника.

Сотрудник отдела кадров постоянно сталкивается с новыми людьми, и должен обладать коммуникативными навыками, уметь организовывать людей и свою работу, быть доброжелательным и при этом владеть современными способами оценки персонала. Он должен обладать навыками взаимопонимания, и основывать свою работу на взаимном сотрудничестве. К тому же, в своей деятельности кадровик постоянно сталкивается со взаимодействиями со сторонними организациями. Такими, как Пенсионный Фонд, Государственная инспекция труда и прочими).

Компетенция специалиста данной области так же зависит от его умения пользоваться техникой и средствами автоматизации.

Заключение

Подводя итоги, можно сказать, что профессия кадровика — значима и важна в сложившемся современном мире. Он занимается не только подбором персонала для компании, но и большим объемом документации. В основном, эта работа связана именно с ней: ведение архива, личных дел, документальное оформление приема, увольнения и передвижения на другие должности сотрудников, воинский учет, оформление пенсии, отпусков и графиков. Эта профессия подойдет тем, кому по душе неактивная работа в уютном офисе.

Не смотря на это, должность специалиста в отделе кадров подразумевает следующие навыки: коммуникабельность, доброжелательность, наличие организаторских способностей, хорошее знание законодательства, которое в той или иной мере касается трудового делопроизводства.

В отделе кадров так же есть выбор вакансий: инспектор, специалист и начальник. Каждая предполагает свой уровень определенных навыков и качеств. Например, начальником может стать только претендент, у которого есть высшее образование и имеется стаж работы на подобной должности. Без опыта можно стать инспектором, а дальше продвигаться по карьерной лестнице.

Как и для любой другой специальности, для кадровика существует установленный образец должностной инструкции, на основание которой различные организации утверждают свои. При этом в них указываются дополнительные условия в зависимости от детальности компании, требования к профессии и обязательства. Так же, в них прописаны все права работника, ответственность и условия сотрудничества.

В данном видео вы можете ознакомиться с особенностями профессии кадрового специалиста, и, возможно, узнать для себя что-то новое, что не было рассмотрено в статье:

Отдел кадров (ОК) - это структура в организации, отвечающая за управление персоналом. Обязанности менеджеров по персоналу закреплены должностной инструкцией специалиста по кадрам и включают в себя не только подбор сотрудников, но и правильное ведение документации.

Структура

Структура отдела и количество его сотрудников зависит от общей численности работников на предприятии и особенностей его деятельности. Как правило, в компаниях с численностью до 100 человек достаточно 1-2 работников, а от 100 до 500 человек - 3-4 менеджеров.

Если предприятие крупное (свыше 500 человек), то есть смысл создать целую службу, в которой будет задействовано 7-10 работников. В малых фирмах отдела кадров может и вовсе не быть - обязанности выполняют бухгалтера или директор компании.

Менеджер работает строго по должностной инструкции инспектора по кадрам, которая содержит его права и обязанности, а также предъявляемые требования.

Общие положения

На должность кадровика принимается лицо с высшим образованием, но к стажу работы требования не предъявляются.

Кадровик должен знать:

• законодательство и методические материалы по управлению персоналом;
• нормы техники безопасности, охраны труда и противопожарной защиты;
• технику анализа персонала и как определять в нем потребность;
• правила проведения аттестации;
• правила делопроизводства и оформления трудоустройства;
• порядок ведения и хранения документации;
• правила использования справочника ЕТКС (единого тарифно-квалификационного справочника) .

В своей деятельности инспектор по кадрам руководствуется уставом организации, приказами и правилами внутреннего трудового распорядка.

Должностные обязанности

Должностные обязанности специалиста по кадрам закреплены рабочей инструкцией.

Повседневные обязанности кадровика регламентируются Положением Министерства труда от 21.08.1998.

Подбор персонала

Основной функцией инспектора является подбор персонала, прием и рассмотрение резюме. Как правило, поиск ведется путем размещения информации о свободных вакансиях в службе занятости населения и СМИ (средствах массовой информации). Менеджер по персоналу, применяя методики отбора, проводит тестирования и определяет пригодность претендента на должность.

Дополнительные функциональные обязанности

Кроме поиска работников, инспектор по кадрам занимается и другой работой.

Дополнительные обязанности кадровика могут включать:

• прогнозирование потребности в персонале, формирование трудового резерва;
• анализирование состава персонала по разным признакам (профессия, возраст, образование и другие);
• организация рационального учета работников и их движения;
• разработка мероприятий по переподготовке сотрудников и повышению квалификации;
• оценка комфортности условий труда для персонала.

Кроме того, кадровик может выполнять дополнительные поручения руководителя, например, составлять отчетность.

Воинский учет

Инспектор ведет учет военнообязанных лиц, трудоустроенных в его организации. При необходимости, он оформляет документы для постановки на учет или прохождения службы в армии и самостоятельно предоставляет их в военкомат.

Функциональные особенности должностей

Как правило, структура отдела кадров состоит из сотрудников, выполняющих определенную работу.

Инспектор

На должность инспектора принимаются лица со средним образованием, без предъявления требований к стажу.

Инспектор выполняет следующие задачи:

• документальное оформление операций (принятие, увольнение, перевод);
• подготовка и ведение личных дел работников;
• заполнение и хранение трудовых книжек;
• отслеживание и оформление очередных отпусков;
• обработка больничных листов;
• подготовка документов для выхода работника на пенсию или в декретный отпуск.

Обычно инспекторам поручают отслеживание «текучки» кадров и выявление ее причин.

Ведущий специалист

К ведущим специалистам относятся лица с достаточной профессиональной подготовкой, высшим образованием и опытом работы не менее одного года. Обязанности, возлагаемые на такого сотрудника, аналогичны обязанностям инспектора. Однако ведущий специалист по кадрам отличается тем, что может работать сверхурочно согласно трудовому законодательству.

Начальник отдела

Эту должность может занимать только лицо с высшим образованием, отработавшее в данной сфере не менее трех лет.

Начальник отдела по работе с персоналом занимается:

• разработкой положения о кадровой политике;
• оценкой потребности в работниках;
• управлением штатом согласно полномочий;
• организацией аттестации и анализом ее итогов;
• организацией процессов приема персонала, его увольнения и переводов;
• контролем за выполнением обязанностей;
• поощрением своих подчиненных.

Его кандидатура назначается руководителем компании, которому будущий начальник и будет подчиняться.

Делопроизводитель

Делопроизводитель занимается оформлением документации, поэтому должен знать:

• нормативные акты и положения по ведению делопроизводства на предприятии;
• основные положения и стандарты Единой государственной системы делопроизводства;
• структуру предприятия и его подразделений;
• правила использования вычислительного оборудования;
• правила внутреннего распорядка;
• нормы охраны труда;
• трудовое законодательство.

На должность делопроизводителя принимаются лица без высшего образования и стажа, но с подготовкой по установленной программе.

В обязанности делопроизводителя входит:

• прием, регистрация и распределение входящей корреспонденции, а также ее учет;
• передача документов на исполнение от руководителя;
• отправка документации по адресатам;
• подготовка документов к отправке в архив.

Делопроизводитель обязан обеспечивать сохранность всех документов, с которыми ему приходиться работать.

Права

Инспектор имеет право запросить у работника информацию и документацию, необходимую для выполнения своих обязанностей.

Начальник отдела может требовать от руководителя обеспечения технических условий, необходимых для исполнения обязанностей отдела.

Начальник может предлагать руководству решения:

• по совершенствованию работы с персоналом;
• по привлечению лиц, нарушивших трудовой распорядок, к дисциплинарной и материальной ответственности.

Также он может дополнительно просить руководителя о поощрении своих отличившихся работников.

Ответственность

Кадровик, как и любой другой работник, несет разного рода ответственность.

Инспектор несет ответственность:

• за причинение материального ущерба организации;
• за правонарушение в пределах своей деятельности;
• за ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей.

Любая ответственность закрепляется определенными документами, с которыми работника знакомят при трудоустройстве.

Образец должностной инструкции

В каждой организации должностные инструкции могут отличаться по содержанию. Однако процесс оформления у всех одинаков. Внешне типовая инструкция выглядит следующим образом.

Правила ознакомления с документом

При вступлении в должность новому работнику необходимо ознакомиться с должностной инструкцией. Согласно ч. 3 ст. 68 Трудового Кодекса РФ специалист должен прочитать ее и поставить свою подпись.

Кроме того, инспектору дают на ознакомление и другие документы:

• правила внутреннего трудового распорядка;
• нормативные акты, связанные с его трудовой деятельностью;
• положение по охране труда;
• положение о защите персональных данных и коммерческой тайне;
• правила делопроизводства;
• иные документы по кадровому учету.

Ознакомиться с ними новый работник должен в момент оформления трудового договора.

Требования к кадровику

При приеме на работу претенденту необходимо уметь ориентироваться в нормах трудового законодательства, правилах кадровой системы и во внутренней документации предприятия. Кроме того, он должен уметь подготавливать документы и вести книги по трудоустройству.

Какими компетенциями должен обладать

Кроме вышеназванных основ, инспектор должен уметь выполнять и другую работу, специфика которой определяется на предприятии.

При поступлении на работу работник ОК должен знать:

• методические рекомендации по управлению персоналом;
• основные принципы психологии и социологии;
• правила использования вычислительной техники;
• методы анализа и оценки персонала;
• правила проведения квалификационных испытаний;
• источники привлечения работников.

На каждом предприятии могут быть свои обязанности кадровика, зависящие от специализации организации, численности работников и многих других факторов.

Профстандарт

Кадровые служащие попадают под нормативы, утвержденные документом № 691-н от 06.10.2015. Профстандарт специалиста по кадрам содержит необходимые требования к умениям менеджера по работе с персоналом и его обязанности на рабочем месте.

Особенности профессии

Отдел кадров - это структура в организации, которая занимается управлением персоналом.

Отдел кадров является не только функциональной единицей, это еще и лицом компании, так как именно в отделе кадров любой соискатель начинает знакомиться с организацией.

Цель отдела кадров

Цель отдела кадров - это способствование достижению целей предприятия (организации) путем обеспечения предприятия необходимыми кадрами и эффективного использования потенциала работников.

Подбор работников ведется с помощью специально разработанных стратегий: подачи информации о вакансиях в СМИ и службы занятости населения, применения методик отбора, тестирования, процедур адаптации специалистов и последующего повышения квалификации.

Задачи отдела кадров

Основная задача отдела кадров - правильно учитывать работу сотрудников, определять количество рабочих, выходных и больничных дней для расчета зарплаты, отпусков и подачи сведений в бухгалтерию организации.

Также основными задачами отдела кадров являются:

организация отбора, набора и найма персонала необходимой квалификации и в требуемом объеме. Подбор работников ведется с помощью специально разработанных стратегий: от подачи информации о вакансиях в СМИ и службы занятости населения до применения методик отбора, тестирования, процедур адаптации специалистов и последующего повышения квалификации;

создание эффективной системы штатных сотрудников;

разработка карьерных планов сотрудников;

разработка кадровых технологий.

Кроме того, отдел кадров должен подавать сведения на сотрудников в Пенсионный фонд РФ, страховые компании, Налоговую и Миграционную службы.

Функции отдела кадров

Основная функция отдела кадров на предприятии – подбор персонала.

К основным функциям отдела кадров на предприятии относятся:

определение потребности организации в кадрах и подбор персонала совместно с руководителями подразделений;

анализ текучести кадров, поиск методов борьбы с высоким уровнем текучести;

внедрение систем мотивации труда;

подготовка штатного расписания предприятия;

оформление личных дел сотрудников, выдача по требованию работников справок и копий документов;

проведение операций с трудовыми книжками (прием, выдача, заполнение и хранение документов);

ведение учета отпусков, составление графиков и оформление отпусков в соответствии с действующим трудовым законодательством;

организация аттестаций сотрудников;

подготовка планов повышения квалификации сотрудников.

Структура отдела кадров

Структура отдела кадров предприятия и его численность определяется директором каждой компании в зависимости от общего количества персонала и особенностей деятельности.

В небольших компаниях (до 100 работников) достаточно одного или двух сотрудников службы персонала.

В то же время, на малых предприятиях отдельного сотрудника может не быть, и тогда такая работа выполняется главным бухгалтером или генеральным директором.

В организациях средних размеров (от 100 сотрудников до 500 человек) целесообразно создать кадровую службу персонала из трех-четырех кадровых специалистов

На крупных предприятиях, где работает 500 и более человек, отдел кадров может насчитывать от 7 до 10 сотрудников.

Взаимоотношения отдела кадров с другими отделами

Для эффективного выполнения своих функций кадровой службе необходимо постоянно и тесно взаимодействовать с другими отделами предприятия:

Взаимодействие с бухгалтерией организации

Отдел кадров взаимодействует с бухгалтерией организации для решения вопросов, связанных с оплатой труда.

Так в бухгалтерию организации отдел кадров представляет документы и копии приказов об увольнении, зачислении на работу, о командировках, отпусках, поощрениях либо штрафных санкциях для сотрудников.

Взаимодействие с юридическим отделом

Юридический отдел снабжает сотрудников отдела кадров информацией о последних изменениях в действующем законодательстве, предоставляет всестороннюю правовую поддержку.

Взаимодействие с другими подразделениями компании

По кадровым вопросам отдел кадров постоянно взаимодействует со всеми структурными подразделениями компании.

Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на форуме "Зарплата и кадры" .

Отдел кадров: подробности для бухгалтера

• Работник передумал работать на новом месте? Как аннулировать трудовой договор и трудовые отношения

  00 минут. Мы, нижеподписавшиеся начальник отдела кадров Волкова О. Н., главный бухгалтер... 06.2019 № 24-к. Специалисту отдела кадров Гордеевой М. В. направить уведомление... настоящего приказа возложить на начальника отдела кадров Волкову О. Н. Основания: ... Докладная записка начальника отдела кадров Волковой О. Н. от 24 ... Ильин С приказом ознакомлены: Начальник отдела кадров Волкова, О. Н. Волкова 26 ... необходимости получить трудовую книжку в отделе кадров МКУ «Горводоканал». Вы также...

• Увольнение за прогул: спорные моменты

  Коллег) не дали результата. Руководитель отдела кадров Иванова С. Н. Достоверность... Л. С приказом ознакомлены: – руководитель отдела кадров Иванова С. Н.; – заведующий терапевтическим... отсутствия. Объяснительную просим предоставить руководителю отдела кадров Ивановой С. Н. Если письменное... проведению служебной проверки». Составлен: руководителем отдела кадров Ивановой С. Н. в присутствии... ним работница также отказалась. Руководитель отдела кадров Иванова С. Н. Достоверность...

• Обходной лист: практика применения

  Он не представит в бухгалтерию (отдел кадров) подписанный обходной лист. Насколько данная... он не представит в бухгалтерию (отдел кадров) подписанный обходной лист. Насколько данная... задолженности по несданным книгам; в отделе кадров о сдаче полиса ДМС; в... включают такие отделы, как бухгалтерия, отдел кадров, склад и др. Как правило... заявления об увольнении гражданского служащего отдел кадров выдает увольняемому обходной лист (приложение...

• Что делать, если работник пропал без вести?

  2019 г. Мы, нижеподписавшиеся: инспектор отдела кадров Петрова Елена Дмитриевна, секретарь Мишина... . Подписи лиц, составивших акт: Инспектор отдела кадров Петрова Е. Д. Петрова Секретарь...

• Как совместителя сделать основным работником?

  Работу По информации, имеющейся в отделе кадров, Вы уволились с основного места... кодекса № 20 Российской Федерации. Специалист отдела кадров Конева Общество с ограниченной ответственностью... кодекса № 20 Российской Федерации. Специалист отдела кадров Конева Общество с ограниченной ответственностью... кодекса № 20 Российской Федерации. Специалист отдела кадров Конева Общество с ограниченной Ответственностью...

06.09.2018 предоставить в отдел кадров справку медицинского учреждения, подтверждающую факт... исполнения приказа возложить на начальника отдела кадров Егорову В. Д. Основание: личное... .) (подпись) (Ф. И. О.) Начальник отдела кадров Егорова В. Д. __________ /________________________ ... сдать кровь и обратился в отдел кадров с вопросом о том, какой...

• Индексируем штатное расписание в «1С:Зарплата и управление персоналом 8»

  В действующее штатное расписание работнику отдела кадров приходится вносить изменения в связи... в действующее штатное расписание работнику отдела кадров приходится вносить изменения в связи...

Специалист по кадрам относится к категории технических исполнителей.

На должность специалиста по кадрам назначается лицо, имеющее средне-специальное или высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы.

Назначение на должность специалиста по кадрам и освобождение от нее производится приказом генерального директора по представлению директора по персоналу.

Специалист по кадрам должен знать:

• организацию делопроизводства на предприятии;
• организационную структуру предприятия;
• основы организации труда;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• правила и нормы охраны труда;
• законодательные и нормативные правовые акты;
• методические материалы по управлению персоналом;
• трудовое законодательство;
• порядок определения перспективной и текущей потребности в кадрах;
• источники обеспечения предприятия кадрами;
• методы анализа профессионально-квалификационной структуры кадров;
• положения о проведении аттестации и квалификационных испытаний;
• порядок избрания (назначения) на должность;
• порядок оформления, ведения и хранения документации, связанной с кадрами и их движением;
• порядок формирования и ведения банка данных о персонале предприятия;
• порядок составления отчетности по кадрам; основы психологии и социологии труда;
• основы экономики, организации труда и управления; трудовое законодательство;
• средства вычислительной техники, программу 1 С.
• правила и нормы охраны труда;
• основные положения действующей на предприятии Системы менеджмента качества.

Специалист по кадрам подчиняется непосредственно директору по персоналу.

На время отсутствия Специалиста по кадрам (болезнь, отпуск, пр.) его обязанности исполняет менеджер по персоналу или лицо, назначенное приказом генерального директора.

Должностные обязанности

Специалист по кадрам:

• Организует работу с персоналом в соответствии с общими целями развития предприятия и конкретными направлениями кадровой политики для достижения эффективного использования и профессионального совершенствования работников.
• Доводит информацию по кадровым вопросам и кадровым решениям до персонала предприятия.
• Оформляет все документы, совместно с руководителями структурных подразделений, связанные с вопросами найма, перевода, продвижения по службе, понижения в должности, наложения административных взысканий, а также увольнения работников.
• Производит своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников, выдачу справок об их настоящей и прошлой трудовой деятельности, соблюдение правил хранения и заполнения трудовых книжек, подготовку документов для установления льгот и компенсаций, оформления пенсий работникам и другой установленной документации по кадрам, а также внесение соответствующей информации в банк данных о персонале предприятия (в том числе в электронной программе 1С).
• Ведет все необходимые кадровые журналы и реестры по кадровым документам.
• Составляет и оформляет трудовые договоры и соглашения к ним, ведет личные дела работников и другую кадровую документацию.
• Осуществляет работу с персоналом (консультирование работников по вопросам трудового законодательства, выдача справок, копий трудовых книжек и т.д.).
• Подготавливает необходимые материалы для квалификационных, аттестационных, конкурсных комиссий и представления на работников к поощрениям и награждениям.
• Составляет установленную отчетность.
• Ведет учет личного состава, его подразделений, вносит соответствующую информацию о количественном, качественном составе работников и их движении в банк данных о персонале предприятия, следит за его своевременным обновлением и пополнением (в том числе в электронной программе 1С).
• Производит необходимые заявки с административным составом для обеспечения персонала спецодеждой и электронной картой доступа и учета рабочего времени.
• Участие в создании кадровых документов: инструкций, положений и соглашений.
• Ведение архива кадрового документооборота.
• Выполняет отдельные задания и поручения своего непосредственного руководителя.

Права

Специалист по кадрам имеет право:

• Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающихся его деятельности.
• Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
• В пределах своей компетенции сообщать своему непосредственному руководителю обо всех выявленных в процессе своей деятельности недостатках и вносить предложения по их устранению.
• Запрашивать лично или по поручению руководства от руководителей подразделений предприятия и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
• Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении им его должностных обязанностей и прав.

Ответственность

Специалист по кадрам несет ответственность:

• За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
• За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
• За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция разработана в соответствии c:

• Трудовым Кодексом РФ, с учетом изменений и дополнений.
• Постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 21.08.98 г. «Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих».
• Уставом предприятия.
• Стандартами менеджмента качества предприятия.