Структура служб доу. основные функции служб доу

Основной целью службы ДОУ, независимо от ее названия, является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению. Выполнение этой цели предусматривает решение следующих задач:

постоянное совершенствование форм и методов работы сдокументами;

обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами;

построение информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в архив в соответствии с действующими нормативами;

сокращение документооборота;

унификация документооборота;

разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения управления в организациях, их структурных подразделениях;

внедрение новейших информационных технологий в работу с документами.

Функции современной службы ДОУ в Республике Беларусь определяются из целей и задач ее деятельности, которые регламентируются положением о ней . Проанализировав Примерное положение о службе ДОУ можно сказать, что в состав типовых функций входят разные виды работ, которые можно разделить на технологические, организационные, контрольные и методические.

К технологическим функциям относятся:

прием, учет и регистрация поступающих и отправляемых документов;

организация по поручению руководства подготовки проектов документов, обеспечение их оформления и выпуска;

организация машинописного изготовления документов;

копирование, тиражирование и оперативное размножение документов;

разработка и проектирование бланков документов;

подготовка документов к отправке.

Среди организационных функций службы ДОУ выделяются:

подготовка к докладу руководству поступающих документов;

организация своевременного рассмотрения документов руководством организации;

регулирование хода исполнения документов, прохождения и исполнения документов в установленный срок;

организация хранения документов в структурных подразделениях;

организация работы архива организации в соответствии с нормативными и методическими документами Комитета по архивам и делопроизводству, организация использования архивных документов в текущей деятельности организации;

организация повышения квалификации и обучения сотрудников организации, ответственных за работу с документами;

организация рабочих мест работников службы ДОУ, условий труда сотрудников службы ДОУ;

организация работы по рассмотрению и исполнению обращений граждан;

разработка совместно с подразделениями организации мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также повышению исполнительской дисциплины;

формирование и совершенствование автоматизированной системы документационного обеспечения деятельности организации;

обеспечение защиты конфиденциальной информации от несанкционированного доступа и регламентация допуска к информации и документации.

К контрольным функциям относят:

контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству (т. е. исходящих и внутренних документов);

ведение контроля за прохождением и исполнением документов, обобщение и анализ сведений о ходе и результатах контроля исполнения документов, систематическое информирование руководителя о состоянии исполнительской дисциплины;

осуществление контроля за правильностью оформления и формирования в структурных подразделениях организации дел, подлежащих сдаче в архив;

организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;

обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации;

осуществление контроля за соблюдением правил эксплуатации автоматизированной информационной системы, порядком формирования информационных массивов. Методические функции, выполняемые службой ДОУ, включают:

разработку номенклатуры дел организации, инструкции по делопроизводству, табеля форм документов и других локальных нормативных документов, закрепляющих систему делопроизводства организации;

проведение экспертизы научной и практической ценности документов;

проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции делопроизводственной службы;

изучение перспективного отечественного и зарубежного опыта в организации документационного обеспечения управления .

Этот набор функций относится к типовым, так как регламентирован в Примерном положении о службе ДОУ. Эти функции должны выполняться любой службой вне зависимости от ее структуры и масштабов деятельности - от секретаря до управления делами.

Также согласно Примерному положению, служба ДОУ должна взаимодействовать с другими структурными подразделениями организациями. Показать это взаимодействие можно с помощью нижеприведенной таблицы.

Таблица 1 - Взаимодействие службы ДОУ со структурными подразделениями организации

Структурное подразделение	Взаимодействие
Все структурные подразделения	Вопросы документационного обеспечения управления и соблюдения требований стандартов
Юридическая служба	Правовые вопросы, связанные с подготовкой документов
Службы кадров, труда и заработной платы и соответствующие научно-исследовательские организации	Вопросы подбора и расстановки кадров делопроизводственной службы и повышения их квалификации в условиях широкого использования современной офисной техники, разработки внедрения мероприятий, связанных с научной организацией труда, совершенствованием стиля и методов работы с документами, компьютеризацией делопроизводства
Службы материально-технического снабжения и хозяйственного обслуживания	Обеспечение средствами организационной и вычислительной техники, бланками документов, канцелярскими принадлежностями; бытовое обслуживание работников службы
Вычислительный центр	Разработка и внедрение новейших информационных технологий в делопроизводство
Структурные подразделения, отвечающие за конфиденциальное делопроизводство

Примерное положение о службе ДОУ определяет следующие права службы:

принимать меры и осуществлять контроль за сокращением избыточной информации в организации и подведомственной системе;

контролировать и требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документами в организации;

запрашивать от структурных подразделений и организаций сведения, необходимые для работы службы ДОУ;

проводить проверку организации документационного обеспечения управления в структурных подразделениях и доводить итоги проверки до руководителей структурных подразделений для принятия соответствующих мер;

возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований;

подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции и др.

Что касается обязанностей службы ДОУ, то она должна:

обеспечивать установленный порядок в работе с документами организации;

выполнять указания и поручения руководства;

соблюдать необходимые условия труда работников службы делопроизводства .

Исходя из вышесказанного, можно сделать вывод, что служба ДОУ берет на себя весь комплекс работ по информационно-документационному обслуживанию управленческой деятельности.

Она должна решать конкретные задачи, выполнять определенные функции, иметь строго установленный круг прав и обязанностей, а также взаимодействовать с другими структурными подразделениями организации для более эффективного выполнения возложенных на нее задач и функций.

На сегодняшний день работа службы ДОУ с документами во многих организациях все еще осуществляется в стандартном «бумажном» виде. Автоматизация обмена документами в таких организациях находится на уровне обмена файлами в сетевой среде Windows и электронной почты. Такой способ имеет следующие недостатки:

большие временные затраты на согласование и передачу документов;

невозможность организации эффективного поиска документов;

неэффективная организация отслеживания и контроля изменений, вносимых в документ;

дублирование операций обработки (необходимо перепечатывать документ при внесении изменений);

неэффективная организация разграничения доступа к документам;

неэффективная организация контроля процесса обработки документов и исполнения поручений, а в ряде случаев - отсутствие контроля и др. .

В качестве решения существующих проблем документооборота и с целью значительного повышения эффективности деловых процессов и системы управления, считаю необходимым внедрять автоматизированные системы документационного обеспечения управления (АСДОУ). Эта система позволит устранить:

разногласия между структурными подразделениями и отдельными исполнителями, совместно выполняющими работу, возникающие из-за плохой взаимной информированности о состоянии деловых процессов;

жалобы специалистов всех уровней на информационную загруженность;

отсутствие целостной картины происходящего в организации или в отельных структурных подразделениях;

нежелательные утечки информации, происходящие вследствие неупорядоченного хранения больших объемов документации;

множество недокументированных эпизодов управления и отсутствие четких схем и механизмов контроля исполнения принятых решений.

Таким образом, внедрение АСДОУ позволит оптимизировать процессы делопроизводства и документационного обеспечения управления, а также интегрировать разрозненные информационные ресурсы в единую систему; будет способствовать созданию корпоративной культуры, основные принципы которой - открытость, достоверность, быстродействие, оперативность и качество.

В статье Сукача А.Н. «Управление документацией: тенденции в ДОУ и архивном деле» значительная часть уделена новой тенденции в делопроизводстве - передаче некоторых функций по управлению документами компании внештатным специалистам. Как сказано в статье, это явление, получившее название аутсорсинга ДОУ и архивного дела, сейчас набирает обороты по популярности в России и Беларуси. Аутсорсинг (от англ. outsourcing) довольно широко распространяется в мире, а сейчас выгода от его использования стала очевидна и отечественному бизнесу .

На мой взгляд, это очень перспективная идея. Аутсорсинг в ДОУ и архивном деле может быть полезен, например, в том случае, если организация не может обеспечить архивное хранение документов своими силами, так как у нее отсутствуют свободные рабочие площади и необходимые квалифицированные кадры.

Она может заказать услугу архивного хранения документов в специализированном хранилище. Также помощь сторонней организации может быть полезна при составлении номенклатуры дел или же постановке делопроизводства организации в целом.

Таким образом, при организации службы документационного обеспечения управления необходимо использовать новейшие тенденции в ДОУ и архивном деле: автоматизация делопроизводства, аутсорсинг и др. Нужно автоматизировать все возможные процессы работы службы ДОУ. На мой взгляд, это позволит добиться повышения производительности и качества труда сотрудников всего предприятия, организации, фирмы. Комплексная автоматизация функций службы ДОУ потребует создания единого информационного пространства организации, в котором сотрудники и руководство смогут осуществлять свою деятельность, руководствуясь едиными правилами представления и обработки информации в документном и бездокументном виде.

Прежде чем рассмотреть основные функции службы ДОУ, следует выделить цель и те основные задачи, которые она призвана решать. Целью службы ДОУ является своевременное обеспечение документированной информацией сотрудников организации (потребителей информационной системы). Основные задачи службы ДОУ:

Обеспечение единого порядка документирования и работы с документами в организации в соответствии с действующими нормами;

Совершенствование форм и методов работы с документами, включая их автоматизацию.

Набор функций службы ДОУ для решения этих задач относится к типовым и регламентирован «Общими положениями ГСДОУ». Рассмотрим функции, раскрывающие основные участки работ и их группировку в соответствии со структурными подразделениями, создающимися для их выполнения.

Наименование подразделения	Выполняемые функции
СЕКРЕТАРИАТ (помощник руководителя, секретарь-референт, технический секретарь)	предварительное рассмотрение и подготовка документов на имя руководителя; подготовка и согласование документов по поручению руководителя; организация и документационное обслуживание переговоров и совещаний, документирование коллегиальных органов управления; бездокументное обслуживание руководителя: (телефонные переговоры, прием посетителей, организация работы приемной, организационно-информационное обслуживание и техническое обеспечение, организация деловых встреч и командировок руководителей и т.п.)
ПРОТОКОЛЬНАЯ ГРУППА	разработка планов работы коллегиальных органов; организация и проведение заседаний органов управления; документирование их деятельности; подготовка проектов нормативно-распорядительных документов, писем, справок; оформление решений коллегиальных органов в форме распорядительных документов, выписок из протоколов заседаний анализ справок и докладов структурных подразделений; прием, регистрация, организация хранения, рассылка необходимых документов; информационно-справочная работа; контроль за исполнением решений коллегиальных органов.
ОТДЕЛ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ДОУ (бюро, сектор, центр).	- разработка и внедрение мероприятий по совершенствованию ДОУ (от создания бланков, включая обеспечение защиты информации, создания Табеля и Альбома форм документов, до совершенствования документооборота и организационно-технического оснащения ДОУ); - разработка нормативно-методического обеспечения ДОУ; - разработка классификационных справочников организации (классификаторы, номенклатура дел, перечни документов со сроками хранения); - проведение повышения квалификации работников ДОУ и специалистов аппарата управления; - консультирование работников организации и контроль их деятельности по вопросам ДОУ.
ЭКСПЕДИЦИЯ	- прием и отправка документов; - доставка их в структурные подразделения; - количественный учет входящих и исходящих документов.
ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ ПО УЧЕТУ И РЕГИСТРАЦИИ ДОКУМЕНТОВ	- регистрация входящих, исходящих и внутренних документов; - формирование и ведение информационно-справочной работы; - контроль за правильностью составления и оформления исходящих и внутренних документов; - подготовка документов для представления руководству на рассмотрение; - формирование дел и подготовка их к передаче на хранение в архив.
ГРУППА КОНТРОЛЯ (бюро, отдел, инспекция)	- организация контроля сроков исполнения документов, постановка их на контроль и снятие с контроля; - регулирование исполнения и информирование руководства о ходе исполнения документов; - организация итогового контроля (анализ исполнительской дисциплины и обоснованности сроков исполнения документов).
ПРИЕМНАЯ (группа писем или отдел обращений граждан)	- формирование и хранение дел с обращениями граждан; - анализ и обобщение причин обращения и результатов их рассмотрения; организация приема граждан руководством организации (органа власти).
ЦЕНТР ИЗГОТОВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ (отдел, группа)	- перепечатка документов с черновиков; - считка и правка текстов; - учет выполняемой работы.
КОПИРОВАЛЬНО-МНОЖИТЕЛЬНОЕ БЮРО	- копирование документов; - тиражирование документов; - подготовка рекламной продукции; - учет выполняемой работы.
ВЕДОМСТВЕННЫЙ АРХИВ	- прием на хранение документов от структурных подразделений и оказание им методической помощи - контроль за соблюдением правил формирования и хранения дел в структурных подразделениях - учет, систематизация и хранение документов, организация их движения и использования - участие в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и ДОУ - подготовка и передача дел на государственное хранение.

В настоящее время в связи с автоматизацией работы с документированной информацией в организациях создается соответствующая СЛУЖБА УПРАВЛЕНИЯ ИНФОРМАЦИЕЙ, деятельность которой пока не регламентируется нормативными документами. Обычно подразделениями службы являются отдел технического обслуживания электронной системы, информационно-аналитический отдел и др..

Основные функции этой службы:

˜ внедрение информационных технологий на основе использования средств вычислительной техники

˜ создание комплексной информационной системы организации

˜ деятельность по эксплуатации информационной системы

˜ проектирование и поддержка системы информационных потребностей потребителей базы данных

˜ подбор квалифицированных кадров службы и т.п.

Таким образом, мы видим, что функции службы ДОУ, в целом, типизированы и сгруппированы. Любая организация или органы исполнительной власти при проектировании службы ДОУ могут опираться на предлагаемые структурно-функциональные варианты, учитывая особенности своей структуры и специфику деятельности. При необходимости возможно совмещение нескольких функций в одном подразделении, но набор функций должен быть представлен в любой организации полностью, даже в том случае, если все делопроизводственные функции выполняет один человек.

Основной целью службы делопроизводства, независимо от ее названия, является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению. Достижение этой цели предусматривает решение следующих задач:

– постоянное совершенствование форм и методов работы с документами;

– обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с действующими государственными нормативно-методическими докумен­тами;

– сокращение документооборота;

– разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации и в подведомственной системе, прогрессивных технологий делопроизводства.

Функции современной службы делопроизводства в России определяются из целей и задач ее деятельности и включают полный объем работы, которая выполняется службой.

В соответствии с возложенными задачами служба ДОУ осуществляет следующие функции:

1) разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений;

2) осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы по документам;

3) организация своевременного рассмотрения поступающих документов и подготовка их к докладу руководству, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству;

4) регулирование хода исполнения документов, контроля прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок; обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;

5) организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов; разработка и проектирование бланков документов;

6) разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации;

7) организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;

8) организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;

9) разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины;

10) осуществление контроля за правильностью оформления дел в структурных подразделениях;

11) осуществление контроля за правильностью формирования структурными подразделениями организации дел, подлежащих сдаче в архив;

12) организация работы архива в соответствии с Положением о государственном архивном фонде СССР, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями учреждений ГАС СССР;

13) повышение квалификации работников службы ДОУ и архивов, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции службы ДОУ;

14) организация рабочих мест, АРМ, условий труда сотрудников службы ДОУ.

2.5. Регламентация деятельности службы
документационного обеспечения управления

Служба ДОУ и ее работники осуществляют свою деятельность на основании следующих организационно-правовых документов (рис. 8):

– положение о структурном подразделении;

– должностные инструкции;

– инструкция по делопроизводству.

Создание положения и инструкций направлено на распределение функций и обязанностей, а также на регламентацию принятой технологии работы с документами (рис. 8).

Следует заметить, что в регламентации деятельности делопроизводственной службы значительную роль играет устав организации. Разработка устава влияет на общую постановку делопроизводства, так как конкретно определенные задачи, отражающие направление и специфику деятельности организации, порядок утверждения структуры, штатов руководства, и создают изначальную организационную основу документооборота предприятия. Разграничение в уставе функций и обязанностей руководителей предприятия способствует регламентации информационных связей, возникающих в процессе выполнения этих функций, и позволяет определить круг документов, которые будут создаваться и использоваться в управленческой деятельности.

Раздел устава, посвященный порядку управления предприятием, дает первоначальное представление о распорядительной документации, издаваемой руководством, влияет на упорядочение процессов документообразования, определяет параметры информационных потоков и документооборота.

Задачи, функции, права и обязанности, выполняемые в процессе деятельности службы ДОУ, разрабатываются и закрепляются в положении о службе ДОУ. Положение о службе и организации разрабатывается на основе типового. При разработке индивидуальных положений конкретизируется состав задач и функций службы в зависимости от реальных условий ее деятельности.

Положение о службе документационного обеспечения подписывается руководителем службы ДОУ и утверждается руководством организации. Согласуется положение с руководителями тех структурных подразделений, с которыми в нем закреплена взаимосвязь (приложение 1). Пересмотр положения следует проводить при изменении структуры организации, переподчинении службы делопроизводства, изменении ее внутренней организационной структуры, внедрении новых форм и методов организации труда.

Основной организационный документ, регламентирующий разграничение обязанностей и прав между сотрудниками, служащий основой для устранения параллелизма и дублирования в выполнении отдельных операций, установления взаимосвязей отдельных должностей, - должностная инструкция.

Рис. 8. Структура организационных документов,
закрепляющих статус работников службы ДОУ

Служебная должность является первичным элементом управленческой структуры. Формирование системы должностей зависит от объема, состава, характера функций, выполняемых в структурном подразделении, от разделения и кооперации труда. Должностная инструкция - действенное средство управления, выполняющее организационную, регламентирующую и регулирующую роль. Кроме того, должностные инструкции позволяют объективно оценивать деятельность каждого работника службы, объективно применять меры воздействия.

Первым источником для разработки должностных инструкций является такой нормативный документ, как Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, который содержит регламентированный перечень требований к квалификации специалистов различных категорий.

Второй источник при составлении должностных инструкций - типовые должностные инструкции . Их разрабатывают для отдельных категорий служащих однотипных учреждений или структурных подразделений (например, секретарей структурных подразделений). Наличие типовых инструкций значительно облегчает составление индивидуальных, но не заменяет их. Поскольку должностные инструкции являются документом, регламентирующим организационно-правовое положение работника, необходимо их составление для каждой должности, предусмотренной штатным расписанием.

Третьим документом, который используется при разработке должностных инструкций, является положение о структурном подразделении . Должностные инструкции регламентируют задачи и функции, устанавливают их распределение между работниками структурных подразделений, определяют содержание, характер и порядок деятельности каждого работника.

Наименование разделов положения о службе ДОУ	Содержание
Общие положения	Устанавливается точное название службы делопроизводства, ее место в организационной структуре организации, степень самостоятельности, наименование должности руководителя службы, порядок назначения и освобождения его от должности, перечень основных правовых, директивных, нормативных и инструктивных документов, которыми служба ДОУ руководствуется в своей работе
Цели, задачи службы	Формулируются цели и задачи службы
Функции	Дается всесторонняя характеристика деятельности службы: описываются функции, закрепляется объем ответственности каждого структурного подразделения за определенный участок работы, разграничение функций между отдельными участками
Права	Содержит перечисление прав, закрепленных за службой: право проверять организацию работы с документами в структурных подразделениях, требовать от исполнителей доработки документов в случае нарушений правил их оформления, запрашивать у структурных подразделений информацию, необходимую для выполнения своих функций
Руководство	Приводятся обязанности руководителя службы ДОУ (координация деятельности службы, планирование ее работы, контроль за работой сотрудников, создание или участие в разработке нормативно-методического обеспечения службы), его права
Ответственность (может включаться в раздел «Руководство»)	Перечисляются основные позиции, по которым руководитель несет персональную ответственность за выполнение задач службы, за состояние документации, ее соответствие требованиям правовых и нормативных документов, достоверность информации, ее утечку, организацию работы службы, работу с персоналом
Взаимоотношения с другими структурными подразделениями	Отражается наличие и характер взаимосвязей службы ДОУ с другими структурными подразделениями, состав и характеристика документов, разрабатываемых службой ДОУ совместно с другими структурными подразделениями, сроки их представления, периодичность обмена информацией

Положение и должностные инструкции - взаимосвязанные и взаимодополняемые документы, так как обязанности каждого работника устанавливаются исходя из распределения всего комплекса функций, выполняемых службой делопроизводства, исходят из задач и функций всей службы в целом.

К тексту должностной инструкции предъявляются требования полноты определения задач, функций, обязанностей. Нечеткое и неполное определение деятельности каждого работника ведет к нестабильности и несогласованности действий отдельных работников. При закреплении в формулировках должностной инструкции общих, неконкретных, обтекаемых обязанностей создается чисто формальный документ, который не выполняет своего назначения. Все пункты должностной инструкции должны исключать возможность различного толкования ее содержания, конкретизировать обязанности и виды работы. Глаголы, выражающие действие, следует употреблять в изъявительном наклонении: «инспектор выполняет», «секретарь организует» «референт составляет» и т.д. При этом должна быть точно отражена степень самостоятельности в выполнении работы: «принимает участие...», «совместно с...», «обеспечивает выполнение».

В разделе «Основные задачи и обязанности» формулируется основная задача работника данной должности, предмет ведения, участок работы. Далее идет перечисление конкретных должностных обязанностей, из которых складывается выполнение основной задачи. Например, основная задача работника - регистрация документов; в разных организациях эта задача может предусматривать выполнение таких работ, как ведение одного или нескольких журналов, заполнение регистрационных или регистрационно-контрольных карточек, ведение компьютерной базы данных, передача информации, составление и ведение справочных картотек, обслуживание запросов специалистов аппарата управления и т.д. При формулировке обязанностей исходят из принятой в организации технологии работы с документами, из наличия технических средств. В этом же разделе формулируются особенности подготовки и передачи документов, доступа работника к определенной информации, правила обработки и передачи документов, методы и сроки выполнения обязанностей, порядок исполнения отдельных поручений и этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллективе.

В раздел «Права» вносят такие права работника делопроизводственной службы, как принятие решений, получение информации для выполнения своей работы, право визирования определенных видов документов, право контроля, право возврата документов на доработку и т.д. Четкая формулировка прав работника позволяет сформулировать его ответственность, которая выделяется в отдельный раздел.

В разделе «Ответственность» формулируются содержание и формы ответственности должностного лица за результаты и последствия его деятельности, а также за непринятие своевременных мер или действий, относящихся к его обязанностям. Ответственность может быть установлена дисциплинарная и материальная, но обязательно в соответствии с действующим законодательством и учетом специфики работы организации.

Два последних раздела тесно взаимосвязаны и позволяют установить критерии оценки труда.

Инструкция по документационному обеспечению управления - основной нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами в организации, правила, приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними, узловые организационные моменты. Практически инструкция закрепляет систему делопроизводства, сложившуюся в той или иной конкретной организации.

Инструкции составляются в каждом учреждении с учетом специфики его работы. Основой для их составления служат типовые инструкции, а также действующие государственные нормативно-методические документы.

Структура инструкции включает общие положения, тематические разделы и приложения.

В разделе «Общие положения» устанавливают сферу распространения Инструкции, ответственность за ее несоблюдение, подразделение, которое отвечает за единый порядок документирования и организацию работы с документами в учреждении в целом и в ее структурных подразделениях, их административную и методическую подчиненность, нормативно-методическую базу.

Тематические разделы, как правило, начинаются с раздела «Документирование» , где определяются:

– вопросы деятельности данной организации, подлежащие обязательному документированию;

– виды и разновидности документов, используемые для документирования распорядительной, организационной, информационной деятельности;

– общие правила подготовки и оформления документов;

– правила подготовки отдельных видов распорядительных документов, включая порядок визирования, согласования, утверждения и подписания;

– порядок изготовления и размножения документов;

– правила оформления и заверения копий и приложений;

– порядок использования и хранения бланков, печатей, штампов;

– порядок работы исполнителей с документами.

Содержание этого раздела может быть значительно расширено за счет включения отдельных подразделов, устанавливающих правила подготовки документов коллегиального органа, а также заместителей руководителя. Некоторые организации выделяют перечисленные вопросы в самостоятельный организационный документ типа правил (или регламента) подготовки и оформления документов.

Раздел «Организация документооборота» включает: порядок приема, обработки, распределения входящих документов; организацию их транспортировки и передачи из одного структурного подразделения в другое; основные инстанции движения документов; порядок подготовки и отправки исходящих документов; порядок учета объема документооборота.

Раздел «Регистрация документов» устанавливает организацию регистрации входящих, исходящих и внутренних документов, сроки, формы и методы регистрации, дает описание принятой технологии и порядок индексации документов.

В разделе «Организация справочной работы» устанавливаются принципы построения информационно-справочной работы в организации, дается описание справочных массивов, их доступности для различных категорий служащих и различных структурных подразделений, порядок систематизации и классификации справочной информации, технология информационно-поисковой работы.

Раздел «Организация контроля за исполнением документов» устанавливает категории документов, подлежащие обязательному контролю, порядок постановки на контроль, технологию контроля, обязанности исполнителей, типовые сроки исполнения, порядок обобщения данных по контролю за исполнением документов, порядок информирования руководителей об исполнительской дисциплине, использование форм и отметок на документах.

Раздел «Оперативное хранение документов» содержит правила хранения документов в службе документации, в структурных подразделениях и устанавливает ответственность за сохранность документов, правила формирования в дела отдельных категорий документов, порядок разработки и использования номенклатуры дел, порядок систематизации и индексации дел.

В раздел «Подготовка документов к сдаче в архив» включены порядок и организация проведения экспертизы (отбора документов для хранения и уничтожения), правила подготовки дел к хранению, требования к описанию дел, порядок передачи дел в архив.

Состав тематических разделов может изменяться и дополняться в зависимости от условий работы и принятой технологии.

Приложения к инструкции должны содержать максимум справочно-иллюстративного материала, систематизированного в порядке расположения разделов, в каждом из которых делаются соответствующие ссылки. В приложения помещают схемы документопотоков, оттиски печатей и штампов, образцы бланков, образцы заполнения форм документов, примеры оформления отдельных видов документов, перечни контролируемых документов, формы их учета, формы номенклатуры дел и др.

Инструкция должна отражать весь процесс работы с документами, все технологические операции в их логической последовательности. Инструкция - регламентирующий документ не только для службы делопроизводства, но и для всех специалистов аппарата управления .

Подготовку инструкции осуществляет служба делопроизводства при участии архива, юридической службы. Инструкция утверждается руководителем организации и вводится в действие его приказом, после чего рассылается во все структурные подразделения для использования в работе.

Табель унифицированных форм документов организации - перечень разрешенных к применению формдокументов, необходимых и достаточных для реализации управленческой деятельности конкретной управленческой структуры, содержащий характеристику каждого документа, его юридического статуса и этапов документирования. Табель является способом нормативного закрепления как состава применяющихся в аппарате документов, так и процедуры их подготовки. В табель включаются только документы, создание которых необходимо, правомерно, периодически повторяется.

Табель может иметь такие графы:

– код формы документа;

– наименование законодательного или нормативного акта, являющегося основанием для применения или издания документа;

– наименование структурного подразделения, ответственного за подготовку, периодичность составления;

– согласование (внутреннее и внешнее) - указываются организации или структурные подразделения или должностные лица, участвующие в этом процессе;

– подпись (должность лица, которое подписывает документ);

– утверждение (должность руководителя или наименование органа, который утверждает документ);

– печать (необходимость удостоверения документа печатью);

– адресат-организация (структурное подразделение, в которое предоставляется документ).

Кроме того, в табель можно внести сведения о месте изготовления текста документа, его регистрации, количестве создаваемых экземпляров, тираже рассылки, месте хранения подлинника и др.

Процесс составления табеля позволяет делопроизводственной службе проанализировать все операции с документами (должности исполнителей и руководителей, принимающих участие в составлении, подписании, визировании, утверждении; периодичность создания документа, характеристика применяемых технических средств создания, пересылки). После утверждения руководителем организации табель становится средством нормативного закрепления этапов подготовки документов. Поддержание табеля в рабочем состоянии (ведение) осуществляет делопроизводственная служба. Ведение предусматривает своевременное внесение в табель изменений в документировании - внедрение новых форм федеральными органами, отмена ранее действующих, а также контроль за порядком использования.

Применение табеля позволяет:

– исключить возможность неоправданного создания новых форм;

– установить единую классификацию документов организации в соответствии с управленческими функциями и задачами;

– учесть количество видов и форм документов.

Для управления организацией и решения ее задач существует самостоятельное структурное подразделение – служба ДОУ, которое подчиняется, как правило, непосредственно руководителю организации или одному из его заместителей.

Для управления организацией и решения ее задач существует самостоятельное структурное подразделение – служба ДОУ, которое подчиняется, как правило, непосредственно руководителю организации или одному из его заместителей.

Создаваемые сегодня в организациях службы ДОУ имеют разнообразные наименования: департамент по управлению делами, административный департамент, административно-правовой департамент, управление делами, административно-кадровое управление, управление делопроизводства, управление документооборота и комплектования ведомственных архивов, управление делами и информационных технологий, административная дирекция и т.д.

Включение в наименование службы ДОУ слов «департамент» и «управление» с внутренними подразделениями в виде отделов, секторов, групп подчеркивает ее значимость как структуры, имеющей такую же функцию управления в организации, как, например, управление финансами.

Выбор варианта службы ДОУ, ее структура и численность зависят от штатной численности организации, состава структурных подразделений, объема выполняемых службой ДОУ работ, объема документооборота, форм работы с документами (централизованный, децентрализованный, смешанный документооборот), трудозатрат на выполнение конкретных видов работ, уровня автоматизации процессов обработки документов (внедрения СЭД).

Целью данной статьи является изложение некоторых современных подходов к формированию службы ДОУ.

Цели и задачи службы ДОУ

Целями службы ДОУ являются руководство, координация и реализация работ по ИДОУ.

Служба ДОУ призвана решать следующие основные задачи:

• обеспечение единого порядка документирования, организация работы с документами.

Выполнение этой задачи предполагает организацию, планирование и регулирование процессов управления документами и содержащейся в них информации, обеспечение единой технологии создания, согласования, регистрации, обработки, контроля исполнения, хранения и использования документов в течение всего их жизненного цикла. Это достигается разработкой и обеспечением практического применения инструкции по ДОУ, положения о службе ДОУ, положения об архиве и об экспертной комиссии организации, номенклатуры дел, перечней и классификаторов, других нормативных и методических документов, необходимых для организации работы с документами на основе единых требований;

• создание информационно-поисковых систем.

Решение этой задачи должно обеспечивать быстрый и качественный поиск всех зарегистрированных документов по различным наборам реквизитов на любом этапе их обработки и прохождения в организации. Необходимо организовать формирование базы данных о документах, что достигается, прежде всего, путем автоматизации порядка работы с документами;

• организация контроля исполнения документов.

Данная задача включает комплекс работ, направленных на своевременное и правильное исполнение документов (поручений) соответствующих руководителей, проведение необходимой аналитической работы по исполнительской дисциплине.

Технология проведения этой работы излагается в инструкции по ДОУ и включает в общем порядке:

• определение сроков исполнения, принципы контроля;
• постановку задач контроля и проведение контрольных процедур (постановка на контроль, определение срока исполнения, мониторинг хода исполнения, предупредительный и последующий контроль, продление срока исполнения, снятие документа с контроля, информирование руководителя об исполнительской дисциплине и подготовку предложений по ее улучшению (при необходимости);
• подготовку документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с действующими нормативными документами.

• организация работы по комплектованию архива организации.

В соответствии с инструкцией по ДОУ законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, как правило, через год после окончания календарного года, в котором они были заведены, подлежат описанию и оформлению в установленном порядке ответственными за делопроизводство структурных подразделений для передачи в архив. Работники службы ДОУ оказывают необходимую методическую и практическую помощь в обеспечении этого процесса.

• подготовка номенклатуры дел организации и контроль за правильностью формирования дел в подразделениях.

Работа по подготовке номенклатуры дел проводится на основе изучения состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе деятельности организации, и полученных от структурных подразделений предложений для включения дел в сводную номенклатуру дел организации. При этом следует руководствоваться основными положениями ГСДОУ, инструкцией по ДОУ организации, положениями о структурных подразделениях, штатным расписанием, типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения. Контроль за правильным формированием дел призвана также осуществлять служба ДОУ путем проведения периодических проверок подразделений на предмет состояния работы с документами, сохранности документов;

• проведение экспертизы ценности документов.

Эта задача решается проведением полистного просмотра сформированных дел с целью определения научного, социально–культурного, исторического и практического значения документов, отбора их для дальнейшего хранения или уничтожения. Такая работа проводится в структурных подразделениях под методическим руководством специалистов службы ДОУ и в архиве организации по документам, переданным в архив;

• совершенствование форм и методов работы с документами.

Данная задача выполняется с помощью разработки и практического внедрения ряда нормативных и методических документов (например, альбома форм унифицированных документов). В альбоме отражается характеристика каждого документа, его корпоративный статус, этапы документирования. В нем нормативно закрепляются состав используемых в организации документов и процедура их подготовки, предусматривается единая классификация документов в соответствии с управленческими функциями и задачами. При его использовании учитывается также количество видов и форм документов. На решение этой задачи направлено внедрение автоматизированных программ по работе с документами;

• сокращение документооборота и количества документов.

Для подготовки предложений руководству организации по сокращению документооборота организуется учет его объема.

Задачу сокращения объема документооборота возможно решить двумя путями:

• сократить внутреннюю переписку (например, ввести строгое требование вести внутреннюю переписку только при отсутствии возможности решения вопроса в рабочем порядке посредством корпоративной электронной почты, телефона, обсуждения);
• оптимизировать документооборот и применять рациональную маршрутизацию документов при использовании СЭД;

• разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию ИДОУ организации.

Выполнение этой задачи связано с подготовкой основополагающих документов для работы службы ДОУ и организации в целом (прежде всего подразумевается инструкция по ДОУ, отражающая все процессы работы с документами и содержащейся в них информацией, и технологические операции в логически выстроенной последовательности);

• внедрение современных методов обработки документов, включая автоматизированные системы ДОУ и безбумажный (электронный) документооборот.

Решение этой задачи очень актуально, т.к. в современных условиях практически каждая организация внедряет СЭД или осуществляет доработку или ее замену на более функциональную систему. Без элементов электронного документооборота невозможно успешно выстраивать бизнес или обеспечить эффективную работу любой организации. Сегодня в крупных организациях в основном используется смешанный документооборот: электронный документооборот с сопровождением элементов бумажного;

• организационно-методическое руководство постановкой делопроизводства в структурных подразделениях и подведомственных организациях.

Служба ДОУ должна реализовывать эту задачу с помощью разработки нормативно–методических документов, разъяснения способов их применения, оказания методической и практической помощи подразделениям и подведомственным организациям, проведения семинаров, совещаний, повышения квалификации ответственных за работу с документами соответствующих подразделений и структур.

Структура службы ДОУ и изменения, произошедшие в последние годы

В соответствии с ГСДОУ типовая структура службы ДОУ предусматривает: секретариат, канцелярию, группу контроля, протокольную группу, группу совершенствования работы с документами, отдел писем (жалоб), экспедицию, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив.

ГСДОУ - Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (одобр. коллегией Главархива СССР от 27.04.1988, Приказ Главархива СССР от 23.05.1988 № 33).

В наименованиях приведенной структуры отражены основные функции, выполняемые службой ДОУ. Однако за последние 10–15 лет структура службы ДОУ претерпела изменения, прежде всего, из-за следующих факторов:

• изменений законодательства в сфере информации и документации;
• обновления технологии подготовки, обработки, хранения и использования документов;
• появления новых подходов к организации управленческих процессов, обусловленных, например, изменением организационно-правовой формы организации или внедрением системы менеджмента качества в соответствии с утвержденными стандартами.

Цели и задачи службы ДОУ изменились в гораздо меньшей степени, основные изменения связаны с внедрением СЭД в организациях: происходит оптимизация документооборота, рациональная маршрутизация (движение документов), исключение случаев неквалифицированного документирования бизнес-процессов.

Необходимо учитывать, что внедрявшиеся 10–15 лет назад автоматизированные системы были нацелены на минимизацию затрат при выполнении конкретных операций (работ), например, регистрации документов или контроля исполнения поручений руководства организации. В настоящее время внедряются корпоративные технологии и системы в организации в целом, которые, как правило, интегрируются с другими автоматизированными системами («Босс-кадровик» , «1С» и др.).

Утратило свое практическое значение копировально-множительное бюро, поскольку работники многих организаций обеспечиваются копировальной техникой на их рабочих местах, и они самостоятельно тиражируют документы. Также исчерпало себя машинописное бюро, так как после оснащения работников организаций компьютерами каждый специалист готовит проекты документов с использованием компьютеров. Кроме того, отдел писем (жалоб) в настоящее время все реже выделяется в отдельную структуру, но порядок работы с письмами (жалобами) излагается в соответствующем разделе инструкции по ДОУ, и эта категория документов, как правило, регистрируется отдельно или в общем документопотоке, но выделяется особо. Также не совсем актуальна протокольная группа, которая ранее решала задачи подготовки, согласования и выпуска решений коллегиальных органов управления организации, но некоторые функции, выполнявшиеся ею, в измененном виде частично передаются корректорам (в ряде случаев это может быть группа выпуска документов). Задачу подготовки проектов решений и организации работы коллегиальных органов решает ответственный секретарь соответствующего коллегиального органа.

В заключение следует подчеркнуть, что от состояния работы с документами зависит оперативность и качество принимаемых управленческих решений, сроки их реализации, повышение эффективности деятельности организации в целом, поэтому роль службы ДОУ в структуре организации сложно переоценить.

Э.В. Тычинская, эксперт в сфере делопроизводства и архивного дела

1 ВВЕДЕНИЕ 2

2 ПОНЯТИЕ СЛУЖБЫ ДОУ 4

3 ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ СЛУЖБЫ ДОУ 6

4 НОРМАТИВНАЯ РЕГЛАМЕНТАЦИЯ СЛУЖБЫ ДОУ 9

5 СТРУКТУРА И ФУНКЦИИ СЛУЖБ ДОУ 14

6 ЗАКЛЮЧЕНИЕ 26

ВВЕДЕНИЕ

В настоящее время для большинства российских государственных организаций и коммерческих фирм характерно отсутствие упорядоченной системы ведения делопроизводства, несмотря на то, что именно рациональное и четко организованное делопроизводство, определяющее документационное обеспечение управления организацией, может существенно увеличить эффективность деятельности предприятия.

Документационное обеспечение управления - деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций учреждения, организации и предприятия, действующая на правах самостоятельного структурного подразделения. Это может быть: управление делами, общий отдел, канцелярия или секретариат. Документационное обеспечение управленческой деятельности организации – важнейшая обслуживающая функция управления, от рациональной организации которой зависят скорость и качество принятий управленческих решений, эффективность работы организации в целом.

Актуальность темы курсовой работы заключается в том, что делопроизводство - одна из функций управления основанная на научной организации с применением современной техники. В современных условиях, работа с управленческой документацией во многих учреждениях основывается на компьютерных технологиях, функции службы документационного обеспечения управления не ограничиваются только организацией документооборота учреждения, учетом документов и контролем над их исполнением. Служба документационного обеспечения управленческой деятельности принимает непосредственное участие в постановке задач при разработке автоматизированных информационных систем для работы с документами, в обеспечении режима доступа к информации и защиты информации, в совершенствовании работы с документами. А мы живем в эпоху научного прогресса, где все основано на совершенствовании новых технологий, в дальнейшем помогающим нам в работе.

Целью курсовой работы является исследование научной проблемы управления документацией в организации, описание структуры и раскрытие основных функций службы документационного обеспечения управления, определение назначения в организации.

Исходя из цели были поставлены следующие задачи:

изучение периодического издания, раскрывающего тему курсовой работы;

рассказать о службе документационного обеспечения управления в организации, перечислить ее основные задачи и функции;

рассмотреть структуру служб документационного обеспечения управления и описать их основные функции.

1. ПОНЯТИЕ СЛУЖБЫ ДОУ

Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Делопроизводство охватывает весь комплекс работ по созданию и оформлению документов, их исполнению и контролю сроков исполнения, по учету документов, формированию дел из исполненных документов, хранению и использованию текущих дел, подготовке их к сдаче в архив.

В настоящее время термин «делопроизводство» чаще звучит как «документационное обеспечение управления» (ДОУ).

Документационное обеспечение управления выполняет специальная служба, действующая на правах самостоятельного структурного подразделения. Это может быть: управление делами, общий отдел, канцелярия или секретариат.

СДОУ - это организационное обособленное структурное подразделение учреждения, выполняющее работу с документами.

Основная задача службы ДОУ является своевременная обработка и передача на разные уровни, управленческой информации, необходимой для осуществления функций.

В небольших организациях, где объем обрабатываемых документов невелик и создание такой службы нецелесообразно, всю работу по документационному обеспечению управления выполняет секретарь руководителя или специально выделенный для проведения этой работы сотрудник.

Документационное обеспечение управленческой деятельности организации - важнейшая обслуживающая функция управления, от рациональной организации которой зависят скорость и качество принятия управленческих решений, эффективность работы организации в целом.

Выбор организационной форма службы ДОУ зависит от решения руководства и самой службы ДОУ. Регламентация выбранной формы работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству

2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ СЛУЖБЫ ДОУ

В современных условиях, когда работа с управленческой документацией во многих учреждениях основывается на компьютерных технологиях, функции службы ДОУ не ограничиваются только организацией документооборота учреждения, учетом документов и контролем за их исполнением. Служба ДОУ принимает непосредственное участие в постановке задач при разработке автоматизированных информационных систем для работы с документами, в обеспечении режима доступа к информации и защите информации, в совершенствовании работы с документами.

Цели службы ДОУ:

Совершенствование форм и методов работы с документами;

Внедрение единого порядка работы с документами (их подготовка и обработка);

Контроль исполнения и подготовки документов к передаче в государственный архив в соответствии с действующими нормативами;

Сокращение документооборота, количества форм документов;

Разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию ДОУ организации;

Участие в разработке и внедрении прогрессивных технологий ДОУ на базе применения вычислительной и организационной техники, персональных компьютеров.

Таким образом, служба ДОУ решает три основных комплекса задач, а из этих задач вытекают функции:

1. Обеспечение документирования управленческой деятельности. Эти задачи могут быть решены с помощью выполнения следующих функций:

• разработка и проектирование бланков, обеспечения их изготовления;

• обеспечение изготовления документов, копирования и тиражирования;

• контроль качества подготовки и оформления документов, соблюдение.

2. Организация работы с документами в учреждении. Эти задачи решаются выполнением следующих функций:

• установление единого порядка прохождения документов (документооборота учреждения);

• экспедиционная обработка входящих и исходящих документов;

• регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов;

• контроль за исполнением документов;

• систематизация документов, обеспечение их хранение и использование; организация работы с обращениями граждан;

• обеспечение защиты информации.

3. Совершенствование форм и методов работы с документами. Эти задачи включают в себя выполнение следующих функций:

• разработку и переработку нормативных, инструктивных, методических документов и доведение их до сведения работников организации;

• методическое руководство и контроль за соблюдением установленных правил работы с документами в структурных подразделениях организации;

• повышение квалификации работников организации и их консультирование по вопросам работы с документами;

• упорядочение документации организации, проведение работ по унификации документов, разработка Табеля и Альбома форм документов, применяемых в деятельности организации;

• разработку и внедрение новых форм и методов работы с документами, совершенствование документооборота организации, повышение исполнительной дисциплины;

• постановку задач разработки и совершенствования автоматизированных информационных систем и баз данных для работы с документами.

3. НОРМАТИВНАЯ РЕГЛАМЕНТАЦИЯ СЛУЖБЫ ДОУ

Для успешной работы и благоприятных перспектив развития службы ДОУ необходима нормативная регламентация самой службы ДОУ.

Служба документационное обеспечение управления (ДОУ) и ее работники осуществляет свою деятельность на основании следующих организационно-правовых документов:

• положения о структурном подразделении;

• должностных инструкций;

• инструкции по делопроизводству.

В регламентации деятельности делопроизводственной службы значительную роль играет Устав организации - правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы. Разработка устава влияет на общую постановку делопроизводства. Заложенное в уставе организационное построение дает возможность определить комплексы документов, которые будут использоваться в управленческой деятельности.