Основные функции службы доу. Документационное обеспечение управления Служба доу определяет

Новая страница 1

Форма организации делопроизводства

Существует три формы организации делопроизводства:

- централизованная;

- децентрализованная;

Смешанная.

При централизованной форме организации делопроизводства все технические операции по обработке документов сосредоточены в одном структурном подразделении (службе ДОУ), а творческая работа с документами осуществляется в других структурных подразделениях. К преимуществам централизованной формы организации делопроизводства относится возможность формирования единой базы данных по всем поступающим в организацию и создаваемым в ней документам, что позволяет повысить оперативность поиска документов и, следовательно, оптимизировать справочную работу по документам. Централизованную форму организации делопроизводства целесообразно использовать в том случае, если организация имеет линейно-функциональную организационную структуру.

Децентрализованная форма организации делопроизводства предполагает создание самостоятельной службы делопроизводства в каждом структурном подразделении. Ее целесообразно использовать при дивизиональном типе организационной структуры или в условиях территориальной разобщенности структурных подразделений организации.

Смешанная форма организации делопроизводства предполагает выполнение одних делопроизводственных операций (прием, регистрация, контроль, размножение документов) в службе ДОУ, других (создание и оформление документов, их систематизация, формирование дел и хранение) в структурных подразделениях. Следует отметить, что при смешанной форме организации делопроизводства одна и та же технологическая операция, например регистрация поступающих и отправляемых документов, может осуществляться как в службе ДОУ, так и в структурных подразделениях, в зависимости от категории документов.

Выбор наименования службы ДОУ

В настоящее время отсутствуют какие-либо нормативные документы или документы методического характера, которыми следовало бы руководствоваться при выборе наименования службы ДОУ и определении ее структуры, поэтому организации вправе самостоятельно принимать решения по этим вопросам. Тем не менее, при этом следует учитывать несколько факторов:

- характер деятельности организации, ее структуру (количество подразделений, численность аппарата управления и общую численность работающих);

- объем документооборота организации;

- наличие подведомственной системы (подведомственных организаций, филиалов, отделений, представительств) и характер взаимоотношений между ними и центральным органом управления.

На практике используются различные названия делопроизводственного подразделения: управление делами, канцелярия, общий отдел, отдел делопроизводства, отдел корреспонденции, служба делопроизводства, служба документационного обеспечения управления, управление по работе с документами, отдел документации и др.

Управление делами – это, как правило, подразделение, имеющее внутреннюю структуру. В составе управления делами выделяются группы, сектора, отделы и другие структурные части, обеспечивающие учет и регистрацию документов, контроль за исполнением документов, работу с документами коллегиальных органов, изготовление документов, копирование и тиражирование документов, а также такие подразделения, как секретариат, архив, отдел совершенствования делопроизводства и др. Управления делами создаются в крупных организациях, имеющих подведомственную структуру: органах федеральной исполнительной власти (министерства, службы, агентства), крупных акционерных компаниях и др. Управление делами наряду с сугубо делопроизводственными функциями осуществляет организационно-методическое обеспечение делопроизводства подведомственных организаций.

Остальные приведенные названия – канцелярия, общий отдел, отдел делопроизводства и др. в содержательном плане можно рассматривать как синонимы. Канцелярия – это, пожалуй, наиболее понятное и привычное название службы ДОУ. Оно удобно тем, что состоит из одного слова, а значит, проще в употреблении, однако в сознании многих это название ассоциируется с «канцелярской рутиной», «канцелярской волокитой», то есть с негативными сторонами делопроизводства. Название «общий отдел» многим не совсем понятно, поскольку слово «общий» может предполагать все что угодно, а речь все-таки идет именно о работе с документами. В этом плане названия «отдел делопроизводства», «отдел по работе с документами» и т.п. более удачны. Исходя из этих соображений при выборе названия службы делопроизводства предпочтение следует отдать если не названию «канцелярия» (в силу его понятности и удобства употребления), то таким названиям, как «отдел делопроизводства», «отдел документационного обеспечения» и т.п.

Организационная структура службы ДОУ

На крупных предприятиях в составе службы ДОУ выделяются функциональные группы и за каждым сотрудником закрепляются определенные обязанности. В состав службы ДОУ могут входить секретариат, экспедиция, группа (бюро, отдел) контроля, группа писем (бюро жалоб, отдел обращений населения), машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив.

На средних предприятиях функции службы ДОУ выполняют отдельные специалисты по участкам работы.

На небольших предприятиях служба ДОУ состоит из 2-3 человек.

Во многих организациях служба ДОУ не является самостоятельным подразделением, а входит в состав административно-хозяйственной службы, службы управления персоналом или бухгалтерии. Однако организация работы с документами – это вполне самостоятельный вид деятельности, ничего общего не имеющий с хозяйственным обеспечением или бухгалтерским учетом. Поскольку служба ДОУ фактически управляет документацией и документационными потоками всей организации, она должна быть самостоятельным подразделением, пусть и с небольшой штатной численностью (это может быть 2–3 чел.), с подчинением непосредственно руководителю организации или одному из заместителей руководителя, курирующему вопросы информации и документации. Это принципиально важно еще и потому, что служба ДОУ непосредственно работает с руководством, решает вопросы рассмотрения документов, контролирует их исполнение, ведет справочную работу по документам по заданию руководства, выполняет другие поручения руководства.

Определение должностного состава и штатной численности службы ДОУ

При определении должностного состава работников следует руководствоваться Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) и Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37).

Для определения численности персонала службы ДОУ используются нормативные документы по труду и организации труда. Нормирование труда работников делопроизводства, в том числе расчет их штатной численности осуществляются на основании следующих документов:

1. Межотраслевые укрупненные нормы времени на работы по документационному обеспечению управления. М., 1995.

2. Нормативы времени на работы по совершенствованию документационного обеспечения управления министерств, ведомств, предприятий и организаций. М, 1992.

3. Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления. М., 1993.

4. Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти. М., 2002.

Как правило, определение численности подразделения не входит в обязанности самой службы ДОУ – эта работа проводится отделами труда и заработной платы или экономическими подразделениями, но при необходимости такие расчеты могут провести и работники службы ДОУ. Названные выше нормативные документы по труду содержат методические указания, касающиеся применения этих документов на практике.

Разработка положения о службе ДОУ и должностных инструкций работников

Важная задача в организации службы ДОУ – это разработка положения о службе ДОУ и должностных инструкций работников. Эта задача решается руководителем самой службы ДОУ самостоятельно или с привлечением квалифицированных специалистов. Положение о службе ДОУ и должностные инструкции ее работников составляют комплект организационно-правовой документации, разработка которого завершает организационный этап создания этой службы.

Положение о подразделении – документ, определяющий организационно-правовое положение подразделения в структуре учреждения.

Государственная система документационного обеспечения управления содержит примерное положение о службе ДОУ, но применять его на практике в настоящее время можно только с учетом тех изменений, которые произошли в системе управления и которые отражены в современном законодательстве.

Текст положения о службе ДОУ, в соответствии с ГСДОУ, должен содержать следующие разделы:

1. Общие положения.

2. Цели и задачи службы ДОУ.

3. Функции службы ДОУ.

4. Права и ответственность службы ДОУ.

5. Взаимоотношения службы ДОУ с другими структурными подразделениями.

Рекомендательный характер ГСДОУ предполагает возможность внесения необходимых изменений и уточнений. В частности, на наш взгляд, 4-й раздел «Права и ответственность» целесообразно разделить на два раздела: «Права» и «Ответственность» в силу того, что это совершенно разные понятия.

Организационный этап создания службы ДОУ завершается разработкой должностных инструкций. Журнал не раз публиковал статьи, посвященные разработке должностных инструкций, поэтому в этой статье мы ограничимся лишь общими замечаниями. Следует иметь в виду, что должностная инструкция разрабатывается для определенной должности, и если в подразделении несколько одинаковых должностей, но работники, занимающие их, выполняют различные обязанности, для каждого комплекса должностных обязанностей следует разработать отдельную должностную инструкцию. Закрепление за должностью определенного комплекса должностных обязанностей должно отразиться в заголовке документа, например: должностная инструкция специалиста по учету и регистрации документов, должностная инструкция специалиста по контролю исполнения документов, должностная инструкция специалиста по работе с обращениями граждан и т.п.

В современных условиях, когда работа с управленческой документацией во многих учреждениях основывается на компьютерных технологиях, функции службы ДОУ не ограничиваются только организацией документооборота учреждения, учетом документов и контролем за их исполнением. Служба ДОУ принимает непосредственное участие в постановке задач при разработке автоматизированных информационных систем для работы с документами, в обеспечении режима доступа к информации и защите информации, в совершенствовании работы с документами.

Таким образом, служба ДОУ решает три основных комплекса задач :

1)Обеспечение документирования управленческой деятельности.

2)Организация работы с документами в учреждении.

3)Совершенствование форм и методов работы с документами.

Задачи, стоящие перед службой ДОУ, определяют ее функции.

1. Задачи обеспечения документирования управленческой деятельности могут быть решены с помощью выполнения следующих функций:

• Разработка и проектирование бланков, обеспечение их изготовления;
• Обеспечение изготовления документов, копирования ит иражирования;
• Контроль качества подготовки и оформления документов, соблюдением установленной процедуры согласования и удостоверения документов.

2. Задачи организации и работы с документами в учреждении решаются выполнением следующих функций:

• установление единого порядка прохождения документов (документооборота учреждения);
• экспедиционная обработка входящих и исходящих документов;
• регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов;
• контроль за исполнением документов;
• систематизация документов, обеспечение их хранения и использования;
• организация работы с обращениями граждан;
• обеспечение защиты информации.

3. Задачи совершенствования форм и методов работы с документами включают в себя выполнение следующих функций:

• Разработку и переработку нормативных, инструктивных, методических документов и доведение их до сведения работников организации;
• Методическое руководство и контроль за соблюдением установленных правил работы с документами в структурных подразделениях организации;
• Повышение квалификации работников организации и их консультирование по вопросам работы с документами;
• Упорядочение документации организации, проведение работ по унификации документов, разработка Табеля и Альбома форм документов, применяемых в деятельности организации;
• Разработку и внедрение новых форм и методов работы с документами, совершенствование документооборота организации, повышение исполнительской дисциплины;
• Постановку задач разработки и совершенствования автоматизированных информационных систем и баз данных для работы с документами.

Для управления организацией и решения ее задач существует самостоятельное структурное подразделение – служба ДОУ, которое подчиняется, как правило, непосредственно руководителю организации или одному из его заместителей.

Для управления организацией и решения ее задач существует самостоятельное структурное подразделение – служба ДОУ, которое подчиняется, как правило, непосредственно руководителю организации или одному из его заместителей.

Создаваемые сегодня в организациях службы ДОУ имеют разнообразные наименования: департамент по управлению делами, административный департамент, административно-правовой департамент, управление делами, административно-кадровое управление, управление делопроизводства, управление документооборота и комплектования ведомственных архивов, управление делами и информационных технологий, административная дирекция и т.д.

Включение в наименование службы ДОУ слов «департамент» и «управление» с внутренними подразделениями в виде отделов, секторов, групп подчеркивает ее значимость как структуры, имеющей такую же функцию управления в организации, как, например, управление финансами.

Выбор варианта службы ДОУ, ее структура и численность зависят от штатной численности организации, состава структурных подразделений, объема выполняемых службой ДОУ работ, объема документооборота, форм работы с документами (централизованный, децентрализованный, смешанный документооборот), трудозатрат на выполнение конкретных видов работ, уровня автоматизации процессов обработки документов (внедрения СЭД).

Целью данной статьи является изложение некоторых современных подходов к формированию службы ДОУ.

Цели и задачи службы ДОУ

Целями службы ДОУ являются руководство, координация и реализация работ по ИДОУ.

Служба ДОУ призвана решать следующие основные задачи:

• обеспечение единого порядка документирования, организация работы с документами.

Выполнение этой задачи предполагает организацию, планирование и регулирование процессов управления документами и содержащейся в них информации, обеспечение единой технологии создания, согласования, регистрации, обработки, контроля исполнения, хранения и использования документов в течение всего их жизненного цикла. Это достигается разработкой и обеспечением практического применения инструкции по ДОУ, положения о службе ДОУ, положения об архиве и об экспертной комиссии организации, номенклатуры дел, перечней и классификаторов, других нормативных и методических документов, необходимых для организации работы с документами на основе единых требований;

• создание информационно-поисковых систем.

Решение этой задачи должно обеспечивать быстрый и качественный поиск всех зарегистрированных документов по различным наборам реквизитов на любом этапе их обработки и прохождения в организации. Необходимо организовать формирование базы данных о документах, что достигается, прежде всего, путем автоматизации порядка работы с документами;

• организация контроля исполнения документов.

Данная задача включает комплекс работ, направленных на своевременное и правильное исполнение документов (поручений) соответствующих руководителей, проведение необходимой аналитической работы по исполнительской дисциплине.

Технология проведения этой работы излагается в инструкции по ДОУ и включает в общем порядке:

• определение сроков исполнения, принципы контроля;
• постановку задач контроля и проведение контрольных процедур (постановка на контроль, определение срока исполнения, мониторинг хода исполнения, предупредительный и последующий контроль, продление срока исполнения, снятие документа с контроля, информирование руководителя об исполнительской дисциплине и подготовку предложений по ее улучшению (при необходимости);
• подготовку документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с действующими нормативными документами.

• организация работы по комплектованию архива организации.

В соответствии с инструкцией по ДОУ законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, как правило, через год после окончания календарного года, в котором они были заведены, подлежат описанию и оформлению в установленном порядке ответственными за делопроизводство структурных подразделений для передачи в архив. Работники службы ДОУ оказывают необходимую методическую и практическую помощь в обеспечении этого процесса.

• подготовка номенклатуры дел организации и контроль за правильностью формирования дел в подразделениях.

Работа по подготовке номенклатуры дел проводится на основе изучения состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе деятельности организации, и полученных от структурных подразделений предложений для включения дел в сводную номенклатуру дел организации. При этом следует руководствоваться основными положениями ГСДОУ, инструкцией по ДОУ организации, положениями о структурных подразделениях, штатным расписанием, типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения. Контроль за правильным формированием дел призвана также осуществлять служба ДОУ путем проведения периодических проверок подразделений на предмет состояния работы с документами, сохранности документов;

• проведение экспертизы ценности документов.

Эта задача решается проведением полистного просмотра сформированных дел с целью определения научного, социально–культурного, исторического и практического значения документов, отбора их для дальнейшего хранения или уничтожения. Такая работа проводится в структурных подразделениях под методическим руководством специалистов службы ДОУ и в архиве организации по документам, переданным в архив;

• совершенствование форм и методов работы с документами.

Данная задача выполняется с помощью разработки и практического внедрения ряда нормативных и методических документов (например, альбома форм унифицированных документов). В альбоме отражается характеристика каждого документа, его корпоративный статус, этапы документирования. В нем нормативно закрепляются состав используемых в организации документов и процедура их подготовки, предусматривается единая классификация документов в соответствии с управленческими функциями и задачами. При его использовании учитывается также количество видов и форм документов. На решение этой задачи направлено внедрение автоматизированных программ по работе с документами;

• сокращение документооборота и количества документов.

Для подготовки предложений руководству организации по сокращению документооборота организуется учет его объема.

Задачу сокращения объема документооборота возможно решить двумя путями:

• сократить внутреннюю переписку (например, ввести строгое требование вести внутреннюю переписку только при отсутствии возможности решения вопроса в рабочем порядке посредством корпоративной электронной почты, телефона, обсуждения);
• оптимизировать документооборот и применять рациональную маршрутизацию документов при использовании СЭД;

• разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию ИДОУ организации.

Выполнение этой задачи связано с подготовкой основополагающих документов для работы службы ДОУ и организации в целом (прежде всего подразумевается инструкция по ДОУ, отражающая все процессы работы с документами и содержащейся в них информацией, и технологические операции в логически выстроенной последовательности);

• внедрение современных методов обработки документов, включая автоматизированные системы ДОУ и безбумажный (электронный) документооборот.

Решение этой задачи очень актуально, т.к. в современных условиях практически каждая организация внедряет СЭД или осуществляет доработку или ее замену на более функциональную систему. Без элементов электронного документооборота невозможно успешно выстраивать бизнес или обеспечить эффективную работу любой организации. Сегодня в крупных организациях в основном используется смешанный документооборот: электронный документооборот с сопровождением элементов бумажного;

• организационно-методическое руководство постановкой делопроизводства в структурных подразделениях и подведомственных организациях.

Служба ДОУ должна реализовывать эту задачу с помощью разработки нормативно–методических документов, разъяснения способов их применения, оказания методической и практической помощи подразделениям и подведомственным организациям, проведения семинаров, совещаний, повышения квалификации ответственных за работу с документами соответствующих подразделений и структур.

Структура службы ДОУ и изменения, произошедшие в последние годы

В соответствии с ГСДОУ типовая структура службы ДОУ предусматривает: секретариат, канцелярию, группу контроля, протокольную группу, группу совершенствования работы с документами, отдел писем (жалоб), экспедицию, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив.

ГСДОУ - Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (одобр. коллегией Главархива СССР от 27.04.1988, Приказ Главархива СССР от 23.05.1988 № 33).

В наименованиях приведенной структуры отражены основные функции, выполняемые службой ДОУ. Однако за последние 10–15 лет структура службы ДОУ претерпела изменения, прежде всего, из-за следующих факторов:

• изменений законодательства в сфере информации и документации;
• обновления технологии подготовки, обработки, хранения и использования документов;
• появления новых подходов к организации управленческих процессов, обусловленных, например, изменением организационно-правовой формы организации или внедрением системы менеджмента качества в соответствии с утвержденными стандартами.

Цели и задачи службы ДОУ изменились в гораздо меньшей степени, основные изменения связаны с внедрением СЭД в организациях: происходит оптимизация документооборота, рациональная маршрутизация (движение документов), исключение случаев неквалифицированного документирования бизнес-процессов.

Необходимо учитывать, что внедрявшиеся 10–15 лет назад автоматизированные системы были нацелены на минимизацию затрат при выполнении конкретных операций (работ), например, регистрации документов или контроля исполнения поручений руководства организации. В настоящее время внедряются корпоративные технологии и системы в организации в целом, которые, как правило, интегрируются с другими автоматизированными системами («Босс-кадровик» , «1С» и др.).

Утратило свое практическое значение копировально-множительное бюро, поскольку работники многих организаций обеспечиваются копировальной техникой на их рабочих местах, и они самостоятельно тиражируют документы. Также исчерпало себя машинописное бюро, так как после оснащения работников организаций компьютерами каждый специалист готовит проекты документов с использованием компьютеров. Кроме того, отдел писем (жалоб) в настоящее время все реже выделяется в отдельную структуру, но порядок работы с письмами (жалобами) излагается в соответствующем разделе инструкции по ДОУ, и эта категория документов, как правило, регистрируется отдельно или в общем документопотоке, но выделяется особо. Также не совсем актуальна протокольная группа, которая ранее решала задачи подготовки, согласования и выпуска решений коллегиальных органов управления организации, но некоторые функции, выполнявшиеся ею, в измененном виде частично передаются корректорам (в ряде случаев это может быть группа выпуска документов). Задачу подготовки проектов решений и организации работы коллегиальных органов решает ответственный секретарь соответствующего коллегиального органа.

В заключение следует подчеркнуть, что от состояния работы с документами зависит оперативность и качество принимаемых управленческих решений, сроки их реализации, повышение эффективности деятельности организации в целом, поэтому роль службы ДОУ в структуре организации сложно переоценить.

Э.В. Тычинская, эксперт в сфере делопроизводства и архивного дела

Введение

С давних времен дошли до нас различные виды документов, с помощью которых мы имеем возможность узнать историю своей страны, ее героическое прошлое, особенности быта своего народа, правовые формы и этические нормы взаимоотношений между людьми.

Необходимость создания документов возникла одновременно с появлением письменности. Более того, считают, что именно потребность в создании различных документов (соглашений, договоров и т.п.) и повлекла за собой появление письменности как способа изложения информации не только личного, но и государственного значения. Уже в V в. до нашей эры древнеримский плебс требовал введения четких «писанных» законов. Создание зафиксированных на бумаге законов и правил было также главным требованием средневековых восстаний. Когда же появились законы от делопроизводителя требовалось абсолютная точность формулировок и безукоризненное знание формы изложения, иначе документ терял силу.

С развитием письменности документы стали способом общения и передачи информации.

До конца ХV в. государственных учреждений еще не существовало, их функции выполняли отдельные должностные лица или органы, осуществляющие свою деятельность или с очень ограниченным штатом чиновников, или вообще без штата. Единая система делопроизводства не была востребована самой системой управления.

Однако, письменные документы, дошедшие до нашего времени, доказывают что, уже в Х в. была культура написания документов. Это договоры с Византией 911 и 945гг.

С увеличением числа создаваемых документов, накопились и традиции в сфере документирования, что привело к созданию штата профессиональных специалистов в области создания и обработки документов.

Термины и определение

Управление организацией неизбежно требует создания многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, кредитования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности организации.

Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Термин «делопроизводство» возник в России, по данным словарей русского языка, во второй половине XVIII в. и означал процесс решения (производства) дела: «дело производить» - решать вопрос. В ходе решения возникала необходимость закрепления результата, например, достигнутой договоренности. Для этого издревле и создавали документы, так как устное слово кратковременно, может быть забыто, искажено при передаче или не так понято. Уже в XVI в. употребляется слово дело как собрание документов, относящихся к какому-либо делу, вопросу. Впервые в этом понятии слово «дело» зафиксировано в документах в 1584 г. В настоящее время значения обоих этих терминов – «делопроизводство» и «дело» - закреплены в ГОСТе Р 51141-98.

Современное делопроизводство включает:

Обеспечение своевременного и правильного создания документов (документирование);

Организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение).

Параллельно с термином «делопроизводство» в последние десятилетия используется термин документационное обеспечение управления (ДОУ). Его появление связано с внедрением в управление компьютерных систем и их организационным, программным и информационным обеспечением для приближения к терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе. В настоящее время термины «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления» являются синонимами и применяются для обозначения одной и той же деятельности. И тот, и другой термин можно встретить, например, в названиях документов, регламентирующих организацию документационных процессов: «Государственная система документационного обеспечения управления» и «Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации».

Роль, значение службы ДОУ в учреждении

В пункте 5.1 пятого раздела Государственной системы документационного обеспечения управления , одобренной коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г., закреплено следующее положение: «Документационное обеспечение управления в организации осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации».

Такое место службы ДОУ в структуре организации можно объяснить следующими причинами:

1. Представляя самостоятельное структурное подразделение и непосредственно подчиняясь руководству организации, служба ДОУ будет иметь больше компетенции. А это, в свою очередь, позволит организовать более эффективную работу с документами.

2. Специалистам и руководителю службы ДОУ приходится непосредственно работать с руководством организации: решать вопросы рассмотрения входящих документов, контролировать исполнение документов, обобщать результаты контроля исполнения документов и докладывать о них руководству организации, вести информационно-справочную работу по документам и т.д.

Говоря о службе ДОУ, необходимо выделить ее основные задачи и функции.

К основным задачам службы ДОУ можно отнести следующие:

Обеспечение единого порядка документирования и работы с документами,

Совершенствование форм и методов работы с документами с учетом автоматизации документационных процессов.

В соответствии с возложенными задачами служба ДОУ осуществляет следующие функции:

· функции, связанные с документированием управленческой деятельности:

Разработка бланков документов и обеспечение их изготовления,

Обеспечение изготовления документов, стенографирования, копирования и тиражирования документов,

Контроль за качеством подготовки и оформления документов, а также за соблюдением установленной процедуры согласования и удостоверения документов;

· функции, связанные с организацией работы с документами:

Установление единого порядка прохождения документов (документооборота организации),

Обработка поступающих и отправляемых документов,

Регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов,

Разработка и ведение информационно-поисковых систем, организация информационно-справочной работы по документам,

Предварительное рассмотрение документов,

Контроль за исполнением документов,

Систематизация документов, подготовка номенклатуры дел, обеспечение хранения и использования документов,

Подготовка и передача дел в архив организации, организация работы ее архива,

Обеспечение зашиты документной информации,

Организация работы с обращениями граждан;

· функции, связанные с совершенствованием форм и методов работы с документами:

Разработка и переработка нормативных и методических документов организации по делопроизводству,

Проведение работ по унификации документов, разработка и внедрение табеля и альбома форм документов,

Методическое руководство и контроль за соблюдением установленных правил работы с документами в структурных подразделениях,

Повышение квалификации работников организации и их консультирование по вопросам документирования и организации работы с документами,

Разработка и внедрение новых форм и методов работы с документами, совершенствование документооборота организации, автоматизация делопроизводства.

Структура службы ДОУ в современной организации зависит от объема документооборота, а также от технологии работы с документами.

Службу ДОУ со сложной внутренней структурой, в которую входят подчиненные ей подразделения (например, секретариат, протокольная группа, отдел совершенствования делопроизводства, приемная, архив, копировально-множительное бюро, редакционная группа и т.д.), можно назвать не управлением делами, а управлением или департаментом по работе с документами (или документацией).

В небольших организациях служба ДОУ как самостоятельное структурное подразделение может и не существовать. В этом случае работу с документами выполняет секретарь руководителя или другое специально назначенное лицо.

Заключение

Из истории мы можем заметить, что с развитием государства развивалось и делопроизводство. На протяжении всего времени становления делопроизводства менялись требования, стандарты, штаты работников занимающихся организацией делопроизводства.

С увеличением числа создаваемых документов и внедрением информационных технологий, сложились новые требования к оформлению документов, что привело к расширению штатов в сфере делопроизводства и созданию службы ДОУ, которая организовала более эффективную работу с документами. Конечно, служба ДОУ как самостоятельное структурное подразделение существует не в каждой организации, как мы заметили, это зависит от объема документооборота в организации.

Еще раз, обращаясь к истории, я хочу заметить, что когда каждый работник, занимаясь своими должностными обязанностями приносит свой вклад в эту сферу деятельности. Так и служба ДОУ играет свою важную роль в учреждении. В крупной компании большой объем документооборота и каждый, выполняя свою работу, приносит успех свой компании.

Литература

1. Каменева Е.М. Служба ДОУ: наименование, структура и определение численности// Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2006.- № 7 С. 48-51.

2. Каменева Е.М. «Делопроизводство» и «Документационное обеспечение управления»: есть ли разница значений? // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2006. - № 9 С. 34.

3. Кудряева В.А. Организация работы с документами: учебник – М.: ИНФРА-М, 2003.- С. 3.

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) устанавлива­ет общие требования к документационному обеспечению управления. Однако этот документ в настоящее время не является нормативным, а скорее носит рекомендательный характер и в определенной части является устаревшим. Тем не менее некоторые положения, введенные ГСДОУ в 1988 г., остаются и в настоящее время актуальными. Это касается в первую очередь некоторых общих правил документирования управленческой деятельности.

Документационное обеспечение управления организации выполняет специальное структурное подразделение.

Возможные названия специального структурного подразделения ДОУ:

· управление делами;

· общий отдел;

· канцелярия;

· секретариат.

В организациях, где объем документов невелик, работу с документами выполняет секретарь. Структура службы ДОУ и задачи соответствуют технологической цепочке операции, проводимых с документами (от приема до сдачи документов в архив организации).

Цели службы ДОУ:

· организация работы;

· руководство документационным потоком;

· координация видов работ с документами;

· контроль за последовательностью работы с документами;

· организация работ по документационному обеспечению управления.

Задачи службы ДОУ:

· совершенствование форм и методов работы с документами;

· обеспечение единого порядка документирования;

· обеспечение единого порядка работы с документами;

· контроль за исполнением документов;

· хранение документов;

· унификация форм документов;

· сокращение, по возможности, документооборота;

· методическая работа по совершенствованию документационного обеспечения в организации;

· внедрение прогрессивных технологий на базе применения вычислительной и организационной техники.

Функции службы ДОУ:

· разработка, внедрение альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений;

· обработка, регистрация документов, учетно-справочная работа;

· доклад руководству о документах, контроль правильности оформления документов, представленных на подпись руководству;

· контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в намеченные сроки;

· изготовление и размножение документов;

· разработка номенклатуры дел, хранение дел;

· контроль за работой с документами в структурных подразделениях;

· организация работы архива;

· повышение квалификации работников службы ДОУ.

Практика выработала три формы организации работы с документами в любом управленческом аппарате:

1. Централизованная форма.

Предлагает сосредоточение всех технологических операций по работе с документами в ведении одного специализированного структурного подразделения (канцелярии, общего отдела) или одного сотрудника (секретаря). В этом подразделении выполняется полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения или создания до сдачи в архив: прием и обработка поступающих документов, их регуляция, контроль за пополнением, справочно-информационная работа, систематизация и хранение документов, отправка документов, обработка документов для их передачи в архив - т.е. происходит полный цикл обработки документов.

Полная централизация работы с документами возможна только в небольших организациях с объемом документооборота до 10 тыс. документов в год.

2. Децентрализованная форма организации документационного обслуживания представляет собой полную противоположность централизованной службы. Каждое структурное подразделение одной организации создает свою собственную службу для работы с документами, в которой автономно выполняется весь цикл операций по созданию, хранению, систематизации документов данного структурного подразделения.

3. Смешанная форма организации работ с документами.

Часть операций сосредотачивается в центральной службе делопроизводства, а в каждом структурном подразделении выполняются операции по созданию документов, их систематизации, хранению дел, их предархивной обработке. Чаще всего в структурных подразделениях регистрируют внутренние документы - по месту их создания. Например, в бухгалтерии - бухгалтерские документы, в отделе кадров - документы по личному составу и т.д.

Функции структурных подразделений службы делопроизводства.

1. Секретариат - структурное подразделение, создаваемое для обслуживания руководства организации. В его составе работают помощник руководителя, секретарь-референт, технические секретари.

2. Секретарь выполняет функции:

o предварительное рассмотрение и подготовка к докладу руководителю поступающих на его имя документов;

o подготовки по указанию руководителя проектов отдельных документов и их согласование с функциональными структурными подразделениями организаций;

o организация и документационное обслуживание совещаний, проводимых руководителем.

Документирование деятельности коллегиальных органов управления (составление проектов планов заседаний, подготовка материалов к заседанию:)

o бездокументное обслуживание руководителей (организационно-техническое обеспечение, подготовка командировок, телефонное обслуживание, прием посетителей, организация работы приемной и т.д.).

3. Протокольная группа создается в органах местного самоуправления в составе учреждений, имеющих в своей структуре постоянно действующий коллегиальный орган.

Выполняет следующие функции:

o подготовка проектов нормативно-распорядительных документов для руководства органа местного управления, писем, справок, их согласование со структурными подразделениями;

o анализ справок и документов структурных подразделений, подготовка заключений по ним;

o организация и проведение заседаний органа управления, документирование их деятельности;

o прием, регистрация, организация хранения и справочно-информационной работы, рассылка принятых документов и их доведение до управляемых объектов.

4. Отдел рационализации делопроизводства (центр совершенствования документации (ДОУ), бюро НОТ или НОУТ, методический сектор и др.):

o разработка и внедрение мероприятий по совершенствованию технологии делопроизводства;

o разработка документов;

o организация и проведение мероприятий по совершенствованию квалификации работников службы делопроизводства и специалистов аппарата управления.

5. Экспедиция - специализированный участок, осуществляющий прием и отправку поступающих по почте и курьерской связи документации и корреспонденции.

6. Подразделение по учету и регистрации документов выполняет:

o регистрацию входящих, исходящих и внутренних документов;

o формирование и ведение справочно-информационного материала;

o контроль за оформлением и составление исходящих внутренних документов.

7. Группа контроля (бюро, отдел, инструкция) выполняет:

o контроль за сроками исполнения документов и за сроками исполнения устных распоряжений руководителя;

o анализ исполнительной дисциплины;

o информирование руководства о ходе выполнения документов и поручений.

8. Группа писем (бюро жалоб, отдел обращений населения) ведет прием и учет предложений, заявлений и жалоб граждан, анализ и обобщение результатов рассмотрения документов в организации и причин обращения и осуществляет организацию приема граждан по личным вопросам руководством организации.

9. Машинописное бюро выполняет:

o очистку и правку текстов документов;

o учет выполняемой работы.

10. Копировально-множительное бюро выполняет:

o перепечатку документов с черновиков;

o тиражирование документов;

11. Архив осуществляет:

o прием от структурных подразделений обработанных и подготовленных к хранению дел, оказание им методической помощи;

o учет, систематизацию, хранение и организацию использования документов;

o подготовку дел к передаче на государственное хранение.

Таким образом, служба делопроизводства берет на себя весь комплекс работы по информационно-документационному обслуживанию управленческой деятельности.

В настоящее время основным нормативным документом, регламентирующим наименование должностей работников службы делопроизводства, является общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих. Эти же наименования включены в Квалификационный справочник.

Согласно этим нормативным документам по характеру труда работники службы делопроизводства делятся на три категории: руководители, специалисты и технические исполнители.

В регламентации деятельности делопроизводственной службы значительную роль играет Устав организации - правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы. Положение о службе делопроизводства создается с той же целью, что и положения других структурных подразделений. Они разрабатывается на основе типовых положений, которые содержат максимальный набор функций службы.